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档案技术文件管理制度

第一章档案技术文件管理制度概述

第一章档案技术文件管理制度概述

(1)档案技术文件是组织管理和科学技术活动中形成的重要记录，对于维护国家安全、促进社会和谐、推动经济社会发展具有重要作用。为规范档案技术文件的管理，确保档案技术文件的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。

(2)本制度适用于本组织范围内所有涉及档案技术文件的形成、收集、整理、保管、利用和销毁等工作。通过建立健全的档案技术文件管理制度，实现档案技术文件的规范化、标准化和科学化管理。

(3)档案技术文件管理制度应遵循国家有关法律法规，结合本组织的实际情况，明确档案技术文件的分类、鉴定、归档、存档、检索、利用和保密等方面的要求，确保档案技术文件的有效管理和充分利用。

第二章档案技术文件管理职责与权限

第二章档案技术文件管理职责与权限

(1)组织应设立档案管理部门，负责制定档案技术文件管理制度，组织实施档案技术文件管理工作，确保档案技术文件的完整性和安全性。档案管理部门负责人对档案技术文件管理工作全面负责，负责组织制定档案技术文件管理计划，监督实施，定期评估。

(2)档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案技术文件的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，经过专业培训，持证上岗。例如，某企业档案管理部门共有5名专职档案管理人员，负责管理超过100万份档案技术文件。

(3)档案技术文件的利用权限分为内部利用和外部利用。内部利用包括组织内部各部门、各岗位人员查阅、复制、借阅档案技术文件。外部利用包括对外提供档案技术文件查阅、复制、借阅等服务。档案管理部门应根据档案技术文件的密级和利用目的，严格控制档案技术文件的借阅和复制，确保档案技术文件的安全。例如，某政府部门对外提供档案技术文件查阅服务，每年接待查阅人数超过5000人次，提供档案技术文件复制服务超过1000份。

第三章档案技术文件的管理流程与规范

第三章档案技术文件的管理流程与规范

(1)档案技术文件的形成与收集：档案技术文件的形成应遵循真实性、完整性、准确性和及时性的原则。各部门在业务活动中形成的档案技术文件，应在文件形成后及时收集至档案管理部门。收集过程中，应确保文件齐全、完整，对于缺失或损坏的文件，应及时补齐或修复。例如，某科研机构每年收集的档案技术文件超过5000份，包括研究报告、实验记录、技术图纸等。

(2)档案技术文件的整理与归档：档案技术文件的整理应按照档案分类、编目、装订等规范进行。首先，根据档案技术文件的性质、内容、形成时间等因素进行分类；其次，对分类后的档案进行编目，包括编制目录、索引等；最后，按照规定的格式进行装订，确保档案的整洁和易于查阅。归档时，应填写归档登记表，详细记录档案的名称、数量、来源、形成时间等信息，并按照归档顺序进行排列。

(3)档案技术文件的保管与利用：档案技术文件的保管应遵循安全、保密、便捷的原则。档案管理部门应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的物理安全。同时，应建立健全的档案保密制度，对涉密档案进行严格管理。档案的利用应遵循合法、合规、高效的原则，通过查阅、复制、借阅等方式，为组织内外部人员提供档案服务。档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁，以优化档案资源。例如，某企业档案管理部门每年接待档案查阅人数超过2000人次，提供档案复制服务超过300份。