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内部文档管理和档案保管规定

TOC\o1-2\h\u19398第一章总则 1

166941.1目的与依据 1

141671.2适用范围 2

219091.3管理原则 2

11563第二章内部文档管理 2

130282.1文档分类 2

209882.2文档编号与标识 2

89222.3文档的起草与审核 3

10491第三章文档的存储与保管 3

253033.1存储设施与环境 3

279583.2保管要求与措施 3

41473.3文档的备份与恢复 3

25372第四章文档的检索与查阅 3

287224.1检索系统与工具 3

192454.2查阅流程与权限 4

144564.3文档的借阅与归还 4

10006第五章文档的销毁与清理 4

256445.1销毁的条件与标准 4

196615.2销毁的流程与审批 4

171985.3清理记录与存档 4

24425第六章档案的收集与整理 4

71846.1档案的收集范围 4

173466.2档案的整理方法 5

160436.3档案的移交与接收 5

5924第七章档案的保管与利用 5

52567.1档案保管期限与分类 5

83527.2档案的利用方式与限制 6

259797.3档案的安全与保密 6

14771第八章附则 6

312608.1解释权与修订权 6

208338.2生效日期 6

212518.3相关表格与附件 6

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强公司内部文档管理和档案保管工作，提高工作效率和质量，保证文档和档案的安全、完整和可利用性，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于公司内部各类文档和档案的管理与保管，包括但不限于行政管理、业务经营、财务会计、人力资源等方面的文档和档案。

1.3管理原则

内部文档管理和档案保管工作应遵循以下原则：

（1）规范化原则：制定统一的文档分类、编号、存储、检索、查阅、销毁等标准和流程，保证文档管理和档案保管工作的规范化和标准化。

（2）安全性原则：采取必要的安全措施，保证文档和档案的实体安全和信息安全，防止文档和档案的丢失、泄露、损坏和篡改。

（3）完整性原则：保证文档和档案的内容完整、准确、真实，不得随意删除、修改或伪造文档和档案的内容。

（4）可利用性原则：建立完善的检索和查阅系统，方便员工快速准确地查找所需的文档和档案，提高文档和档案的利用效率。

第二章内部文档管理

2.1文档分类

公司内部文档按照业务类型、部门职能、文档性质等因素进行分类，具体分类如下：

（1）行政管理类文档：包括公司规章制度、会议纪要、通知公告、工作总结等。

（2）业务经营类文档：包括项目合同、业务报告、市场调研资料、客户信息等。

（3）财务会计类文档：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务申报资料等。

（4）人力资源类文档：包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核结果等。

2.2文档编号与标识

为了便于文档的管理和检索，对各类文档进行统一编号和标识。文档编号应具有唯一性和可识别性，标识应包括文档类别、编号、日期、版本等信息。具体编号和标识规则如下：

（1）文档编号由部门代码、文档类型代码和流水号组成，例如：AD01001，表示行政管理类文档中的第一个文档。

（2）文档标识应包括文档编号、文档名称、日期、版本等信息，标识应清晰、准确地标注在文档的封面和首页上。

2.3文档的起草与审核

文档的起草应按照公司的相关规定和要求进行，保证文档的内容准确、完整、清晰、易懂。文档起草完成后，应按照规定的审核流程进行审核，审核人员应认真审查文档的内容，提出修改意见和建议，保证文档的质量和合规性。审核通过后的文档方可进行发布和使用。

第三章文档的存储与保管

3.1存储设施与环境

公司应配备专门的文档存储设施，如文件柜、档案室等，并保证存储设施的安全性和可靠性。文档存储环境应符合防火、防潮、防虫、防盗等要求，温度和湿度应适宜，以保证文档的实体安全和质量。

3.2保管要求与措施

（1）文档应按照分类和编号进行存放，便于查找和管理。

（2）定期对文档进行检查和清理，发觉问题及时处理。

（3）对重要文档应采取特殊的保管措施，如加密存储、备份等。

（4）建立文档保管台账，记录文档的存入、取出、借阅等情况。

3.3文档的备份与恢复

为了防止文档丢失或损坏，应定期对文档进行备份。备份方式包括本地备份和异地备份，备份频率根据文档的重要性和更新频率确定。同时应制定文档恢复预案，保证