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公司档案与信息管理规定

TOC\o1-2\h\u5484第一章总则 1

273991.1目的与依据 1

149961.2适用范围 1

192021.3管理原则 1

3049第二章档案管理组织与职责 2

256802.1档案管理部门职责 2

298752.2各部门档案管理职责 2

30200第三章档案分类与编号 3

75013.1档案分类标准 3

78203.2档案编号规则 3

2826第四章档案的收集与整理 3

130724.1档案收集流程 3

306954.2档案整理要求 4

8795第五章档案的保管与存储 4

268885.1档案保管条件 4

286915.2档案存储方式 4

553第六章档案的利用与查阅 4

278936.1档案利用流程 4

177506.2档案查阅规定 5

15890第七章信息管理 5

106707.1信息收集与整理 5

48927.2信息安全与保密 5

2304第八章附则 5

112618.1解释权与修订权 6

90848.2施行日期 6

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强公司档案与信息管理，提高档案与信息的利用价值，保证公司各项活动的顺利进行，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于公司内部各类档案与信息的管理，包括但不限于行政管理、财务会计、人力资源、市场营销、技术研发等方面的档案与信息。

1.3管理原则

公司档案与信息管理遵循以下原则：

（1）集中统一管理原则：公司各类档案与信息由专门的管理部门进行集中统一管理，保证档案与信息的完整性和安全性。

（2）分类管理原则：根据档案与信息的内容、性质和用途，进行科学分类，便于查找和利用。

（3）真实性和完整性原则：保证档案与信息的内容真实、准确、完整，如实反映公司的各项活动和业务情况。

（4）保密性原则：严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密的档案与信息进行严格保密，防止信息泄露。

（5）便利性原则：档案与信息的管理应便于公司内部人员的查阅和利用，提高工作效率。

第二章档案管理组织与职责

2.1档案管理部门职责

（1）制定和完善公司档案管理制度，保证档案管理工作的规范化和标准化。

（2）负责公司各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证档案的完整性和安全性。

（3）对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，保证公司档案管理工作的整体水平。

（4）开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和质量。

（5）负责档案库房的管理，保证库房环境符合档案保管的要求。

2.2各部门档案管理职责

（1）各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，保证档案的及时性和准确性。

（2）按照公司档案管理制度的要求，将本部门的档案按时移交至档案管理部门。

（3）配合档案管理部门做好档案的查阅和利用工作，提供必要的协助和支持。

（4）对本部门的档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。

（5）负责本部门档案的安全保密工作，严格遵守公司的保密制度。

第三章档案分类与编号

3.1档案分类标准

（1）公司档案按照内容和性质分为行政管理类、财务会计类、人力资源类、市场营销类、技术研发类等多个类别。

（2）行政管理类档案包括公司的规章制度、会议纪要、公文往来、行政事务等方面的文件材料。

（3）财务会计类档案包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务申报等方面的文件材料。

（4）人力资源类档案包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等方面的文件材料。

（5）市场营销类档案包括市场调研、销售合同、客户资料、营销策划等方面的文件材料。

（6）技术研发类档案包括项目文档、技术报告、专利申请、研发成果等方面的文件材料。

3.2档案编号规则

（1）档案编号采用分类编号法，由大类代码、小类代码和流水号组成。

（2）大类代码采用汉语拼音首字母表示，如行政管理类为XZGL，财务会计类为CWKJ，人力资源类为RLZY，市场营销类为SCYX，技术研发类为JSYF。

（3）小类代码根据各类档案的具体内容进行细分，采用数字表示。

（4）流水号为从001开始的三位数字，按照档案的形成时间顺序依次编号。

第四章档案的收集与整理

4.1档案收集流程

（1）各部门按照档案管理的要求，定期将本部门产生的档案进行收集和整理。

（2）对收集的档案进行初步审核，保证档案的真实性、完整性和准确性。

（3）填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。

（4）档案管理部门对移交的档案进行再次审核，如发觉问题及时与相关部门沟通解决。

（5）审核通过的档案