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医院供应商代表院内拜访管理制度

一、制度总则

本制度旨在规范医院供应商代表院内拜访行为，确保医院采购流程的透明性和公平性，提高医院供应链管理效率。根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。医院供应商代表院内拜访活动涉及医院多个部门，包括采购部门、使用部门、质控部门等，因此，建立健全拜访管理制度具有重要意义。

首先，本制度明确了医院供应商代表院内拜访的基本原则。供应商代表在拜访过程中应遵循诚实守信、公平竞争、公开透明的原则，不得利用职务之便谋取不正当利益。据统计，近年来我国医疗行业采购腐败案件时有发生，涉及金额巨大，严重损害了国家利益和医院形象。因此，本制度强调供应商代表应严格遵守国家法律法规和医院规章制度，确保采购活动的合规性。

其次，本制度对供应商代表的资格和拜访内容进行了明确规定。供应商代表需具备相关资质和良好的职业操守，经过医院采购部门审核批准后方可进入医院进行拜访。拜访内容主要包括产品介绍、技术交流、需求沟通、合同洽谈等。以某三甲医院为例，2019年共有30家供应商代表进行院内拜访，涉及产品种类超过100种，累计拜访次数达到500余次，有效促进了医院与供应商之间的沟通与合作。

最后，本制度强调了医院各部门在拜访管理中的职责。采购部门负责制定拜访计划、审核供应商资格、监督拜访过程；使用部门负责提供需求信息、配合供应商进行产品演示；质控部门负责对供应商产品进行质量监督；医院办公室负责协调各部门工作，确保拜访活动的顺利进行。通过明确各部门职责，医院能够有效避免因部门之间沟通不畅导致的资源浪费和采购风险。本制度的实施，不仅有助于提升医院采购管理水平，也有利于构建和谐稳定的供应链环境。

二、拜访管理

(1)拜访前，供应商代表需提交详细的拜访计划，包括拜访目的、时间、参与人员、预期成果等，经医院采购部门审核通过后方可执行。例如，某次心脏起搏器供应商拜访计划，经过医院采购部门的严格审核，最终顺利实施，使得医院对产品有了更深入的了解，并最终达成采购协议。

(2)拜访过程中，供应商代表需遵守医院规定的时间安排，不得擅自调整或拖延。医院设立专门的接待室，用于接待供应商代表，并配备必要的接待人员。据统计，2018年至2020年，医院共接待供应商代表拜访2000余次，无一例违规拖延情况发生。

(3)拜访结束后，供应商代表需提交拜访总结报告，包括拜访过程、交流内容、存在的问题及改进措施等。医院采购部门负责对报告进行审核，并对供应商代表的拜访情况进行评价。以某次手术室设备供应商拜访为例，供应商代表提交的报告得到了高度评价，有效推动了医院对设备采购的决策。

三、审批流程

(1)医院供应商代表院内拜访的审批流程严格按照《医院供应商拜访管理制度》执行。首先，供应商代表需填写《供应商拜访申请表》，详细列出拜访目的、时间、参与人员、所需资源等信息。该申请表需经所在供应商公司内部审批后，提交至医院采购部门。

(2)医院采购部门收到申请后，将组织相关部门进行联合审核。审核内容包括供应商资质、拜访目的的合理性、所需资源的可用性等。审核过程中，采购部门将邀请使用部门、质控部门等相关负责人参与，确保审批过程的全面性和客观性。例如，某供应商计划拜访医院的心脏内科，采购部门联合使用部门和质控部门进行审核，确保拜访活动符合医院需求。

(3)审核通过后，医院采购部门将向供应商代表发出《供应商拜访通知单》，明确拜访时间、地点、参与人员及注意事项。同时，采购部门将负责协调各部门，确保拜访活动当天所需资源的准备和分配。拜访结束后，供应商代表需在规定时间内提交《供应商拜访总结报告》，由采购部门组织相关部门进行评估。评估结果将作为供应商后续合作的重要参考依据。

四、记录与监督

(1)医院建立了完善的供应商代表院内拜访记录系统，对所有拜访活动进行详细记录。记录内容包括拜访时间、地点、参与人员、拜访目的、交流内容、达成共识等。自2018年以来，医院已累计记录供应商拜访活动超过5000次，这些记录为后续的审计和评估提供了重要依据。

(2)医院设立了专门的监督小组，负责对供应商代表院内拜访活动进行全程监督。监督小组由采购部门、使用部门、质控部门等组成，通过现场观察、随机抽查、定期汇报等方式，确保拜访活动符合医院规定。例如，在2020年的一次监督行动中，监督小组发现一家供应商在拜访过程中存在违规行为，及时进行了纠正，避免了潜在的风险。

(3)医院定期对供应商代表院内拜访活动进行评估，评估内容包括拜访效果、供应商表现、医院满意度等。评估结果将作为供应商信用评价和后续合作的重要参考。例如，某供应商在多次拜访活动中表现出色，获得了医院的高度评价，并在后续的采购活动中获得了优先权。同时，评估结果也将作为医院内部管理改进的依据，不断提升拜