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信息供应商管理制度

一、目的

为加强对信息供应商的管理，确保所获取信息的准确性、及时性、完整性，保障公司业务的正常运行，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与本单位有信息供应合作关系的所有供应商。

三、职责分工

1.采购部门

负责信息供应商的开发、筛选、评估与引入。

组织与供应商签订信息供应合同，并跟进合同执行情况。

定期对供应商进行综合评价，建立供应商档案。

2.使用部门

根据业务需求，提出信息需求及相关标准。

协助采购部门对供应商提供的信息进行质量评估。

反馈信息使用过程中的问题及改进建议。

3.质量管理部门

制定信息质量评估标准和方法。

对供应商提供的信息进行抽检和质量审核。

参与供应商的评估与考核，提供质量方面的专业意见。

四、供应商选择与评估

1.供应商开发

采购部门通过多种渠道收集潜在信息供应商信息，包括但不限于行业推荐、网络搜索、展会交流等。

2.初步筛选

采购部门根据收集的信息，对潜在供应商进行初步筛选，重点考察供应商的成立时间、业务范围、行业口碑、信息资源储备等方面。筛选出符合基本条件的供应商进入评估环节。

3.评估内容

资质审核：供应商需提供营业执照、相关行业资质证书等证明文件，确保其具备合法经营及提供信息服务的能力。

信息质量：质量管理部门根据制定的信息质量标准，对供应商提供的样本信息进行准确性、完整性、时效性等方面的评估。同时，可参考供应商过往服务案例及客户评价。

服务能力：考察供应商的信息供应能力、技术支持能力、应急处理能力等。例如，了解其是否具备稳定的信息采集渠道、数据处理系统，以及应对突发信息需求或供应中断的解决方案。

价格合理性：采购部门对比不同供应商的报价，评估其价格是否符合市场行情及公司预算要求。在保证信息质量的前提下，选择性价比高的供应商。

安全与保密：评估供应商的信息安全管理体系和保密措施，要求供应商签订保密协议，确保公司信息不被泄露。

4.评估流程

采购部门组织使用部门、质量管理部门等相关人员组成评估小组。

评估小组对供应商进行实地考察或要求供应商提供详细的书面资料，并进行综合评审。

评估小组根据评审结果，撰写评估报告，提出是否引入该供应商的建议。

五、合同签订与管理

1.合同签订

经评估确定合作的供应商，由采购部门与其签订信息供应合同。合同应明确双方的权利和义务，包括信息内容、质量标准、供应方式、价格、付款方式、保密条款、违约责任、争议解决方式等内容。

2.合同执行

采购部门负责跟进合同执行情况，督促供应商按照合同约定及时、准确地提供信息。使用部门在接收信息时，应进行初步验收，如发现问题及时反馈给采购部门。

3.合同变更与终止

若因业务需求变化或其他原因需要变更合同内容，由采购部门与供应商协商一致后签订补充协议。若供应商出现严重违约行为，如信息质量长期不达标、泄露公司机密等，采购部门有权按照合同约定终止合同，并追究其违约责任。

六、信息质量监控与考核

1.质量监控

质量管理部门定期或不定期对供应商提供的信息进行抽检，根据信息质量评估标准进行打分。使用部门在日常使用过程中，如发现信息质量问题，应及时记录并反馈给质量管理部门。

2.考核指标

建立供应商考核指标体系，包括信息质量（准确率、完整性、时效性等）、服务水平（响应速度、解决问题能力等）、价格合理性、合同执行情况等方面。

3.考核周期

每季度对供应商进行一次考核，采购部门根据考核指标收集相关数据，组织使用部门、质量管理部门等进行综合评分。

4.考核结果应用

根据考核结果，对供应商进行分类管理：

优秀供应商：考核得分在90分及以上，可在后续合作中给予优先续约、增加合作份额等奖励。

合格供应商：考核得分在60-89分之间，要求其针对存在的问题制定改进措施，并跟踪整改情况。如连续两个季度考核为合格，可考虑维持现有合作关系；如出现连续下滑趋势，需重新评估合作必要性。

不合格供应商：考核得分低于60分，或出现重大信息质量问题、严重违约行为，立即终止合作，并列入公司供应商黑名单，不再与其开展任何业务往来。

七、沟通与合作

1.定期沟通

采购部门应定期组织与供应商的沟通会议，至少每季度一次。会议内容包括总结上一阶段合作情况，反馈信息质量、服务等方面的问题，讨论下一阶段的合作计划和需求。

2.问题解决

对于合作过程中出现的问题，相关部门应及时与供应商沟通协调，明确解决责任和时间节点。若问题较为复杂，可成立专项小组，共同研究解决方案。

3.合作优化

鼓励供应商提出创新的信息服务方案和合作建议，采购部门、使用部门等应积极参与讨论，共同探索优化合作模式，提高信息供应的效率和质量。

八、附则

1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由公司管理层负责解释和修订。

2.本制度应根据公司业务发展和