《秘书日常事务工作》课件.pptVIP

*****************课程大纲秘书岗位概述了解秘书的定义、作用和重要性，明确秘书在现代企业中的地位和价值。秘书职责与技能要求详细讲解秘书的具体职责和工作内容，以及胜任秘书岗位所需的基本技能和素质。日常事务管理涵盖名片管理、电话接听、来访接待、文件整理、会议安排、出差安排等日常事务管理流程和技巧。公文写作与沟通技巧学习公文写作的规范和技巧，掌握有效的沟通技巧，提升工作效率和质量。秘书岗位概述办公室核心秘书作为办公室的核心，负责协助领导处理日常事务，维护办公环境秩序，提升工作效率。沟通桥梁秘书是领导与其他部门之间的重要桥梁，负责传递信息，协调工作，确保沟通顺畅高效。信息管理秘书负责整理文件资料，管理信息，提供信息支持，为领导决策提供依据。秘书职责与技能要求主要职责协助领导处理日常事务，例如安排会议、接听电话、管理文件。负责公司内部的沟通协调，例如传达信息、处理邮件、协调部门间合作。维护办公环境，例如整理文件、管理办公用品、保持清洁整齐。关键技能良好的沟通能力，能够清晰有效地表达和传递信息。熟练的办公软件操作技能，例如Word、Excel、PowerPoint等。较强的组织协调能力，能够高效地安排工作和协调团队合作。细致耐心，能够认真负责地处理各种事务。名片管理1收集整理定期收集名片，并按公司、部门、姓名等信息分类整理。2数据录入将重要名片信息录入电子表格或名片管理软件，方便查找和管理。3定期更新定期更新名片信息，例如职位变动、联系方式变更等。4备份保存将名片信息备份保存，防止丢失或损坏。电话接听与响应技巧1礼貌问候用亲切、礼貌的语气接听电话。2准确记录认真记录来电者的姓名、单位、电话号码等信息。3及时转接迅速判断来电事项并转接至相关部门或人员。4规范回复准确、简洁、清晰地回答来电者的咨询。秘书应掌握专业的电话接听技巧，展现良好的职业形象，树立公司良好口碑。来访客户接待1热情迎接保持微笑，以礼貌的语言和热情的态度欢迎来访客户。2提供茶水询问客人是否需要茶水或咖啡，并及时提供。3引导介绍引导客人到指定区域，并简单介绍公司或部门情况。4耐心等待耐心等待客人与相关人员会面，并提供必要的协助。5记录信息记录客人来访时间、姓名、公司、联系方式等信息。6送别感谢送别客人时，再次表达感谢，并礼貌告别。文件整理与归档分类整理按照文件类型、主题、时间等进行分类，方便检索和查找。整理归档将整理后的文件按规定进行装订、编号、归档，确保文件的完整性和安全性。存档保管定期整理归档文件，建立完整的档案管理体系，方便后续查询和利用。会议准备与组织1会议评估会议成果分析2会议实施记录会议纪要3会议安排确定时间地点4会议准备准备会议资料5会议策划制定会议主题会议组织是秘书日常工作的重要内容之一，需要细致周到，确保会议顺利进行。从会议策划到准备、安排、实施，再到最后的评估，每个环节都至关重要。出差行程安排1确认行程明确目的地、时间、行程安排2预订交通机票、火车票、酒店预订3准备文件公司文件、个人物品、行程单4安全事项出行安全、健康注意事项行程安排是出差的关键步骤，需要提前做好准备，确保行程顺利进行。公文写作技能清晰准确公文写作语言要简洁明了，避免使用口语化或过于文学化的表达。格式规范公文写作需要遵循严格的格式规范，包括标题、正文、落款等。逻辑严谨公文写作要逻辑清晰，结构合理，确保信息准确无误。简明扼要公文写作要抓住重点，避免冗长乏味，力求简洁高效。公文格式规范公文格式规范公文格式，确保公文清晰、准确、规范。结构要素包括标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期等。规范要求字体、字号、行距、页边距、段落格式等。签署审核公文签署、审核、盖章、编号等流程。电子邮件管理邮件分类管理创建不同的文件夹，例如：收件箱、已发送、草稿、重要邮件、项目文件夹等。邮件回复及时及时回复重要邮件，避免延误重要事项，提高工作效率。邮件内容清晰邮件内容简洁明了，避免冗长或过于口语化，保持专业风格。邮件附件规范邮件附件应规范命名，并压缩文件大小，方便接收者下载。办公用品采购合理预算根据公司预算制定办公用品采购计划，控制采购成本。供应商选择选择信誉良好、价格合理、服务周到的供应商。需求评估了解员工对办公用品的需求，确保采购的用品满足实际需求。采购流程制定明确的采购流程，包括需求确认、询价、比价、下单、验收等环节。办公环境维护保持整洁有序的办公环境，有利于提高工作效率和工