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接收函的格式范文

一、函件基本信息

(1)函件基本信息主要包括函件的名称、编号、发文单位、收文单位、发文日期以及函件性质等关键要素。例如，某公司于2023年4月15日向其合作伙伴发送了一封关于项目合作的函件，该函件的名称为“关于XX项目合作事宜的函”，编号为“XX函[2023]第015号”，发文单位为“XX科技有限公司”，收文单位为“XX科技有限公司合作伙伴”，函件性质为商务合作函。此类函件通常在正式的商务活动中扮演着重要的角色，用于明确双方的权利和义务，确保合作项目的顺利进行。

(2)在函件基本信息中，编号的规范使用尤为关键。编号不仅有助于函件的管理和归档，还能确保函件在收发过程中的可追溯性。例如，某政府部门在发布政策文件时，会严格按照《党政机关公文格式》的规定进行编号，如“国发〔2023〕1号”表示该文件为2023年发布的第1号文件。这种编号方式不仅体现了公文的正式性，也便于公众查阅和引用。

(3)发文日期是函件基本信息中不可或缺的部分，它标志着函件正式生效的时间点。在商业活动中，函件的发送时间往往与合同履行、项目推进等环节紧密相关。例如，某房地产开发商在收到土地使用证后，会立即向相关单位发送一封确认函，明确土地使用权的交接时间，该函件的发文日期即为开发商收到土地使用证的实际日期。这样的做法有助于确保函件的法律效力，避免因时间延误而产生不必要的纠纷。

二、函件正文内容

(1)函件正文内容是函件的核心部分，它详细阐述了发函的目的、背景、具体事项以及相关要求。正文通常包括以下几个部分：首先，简要介绍发函的背景和目的，如项目合作、协商解决问题等；其次，具体说明函件涉及的事项，包括双方的权利和义务、合作的具体内容等；再次，提出解决问题的建议或要求，如提供相关文件、执行具体步骤等；最后，提出希望收函单位给予回复的时间和方式。以一封商务合作函为例，正文可能如下：“尊敬的合作伙伴，我方于近期与贵公司就XX项目进行了初步沟通，现就项目合作事宜正式提出以下建议：双方共同组建项目团队，负责项目的具体实施。请贵公司于收到本函后五个工作日内回复确认，并指定项目负责人及联系方式。”

(2)在函件正文内容中，清晰地阐述各项要求和条件是至关重要的。这包括明确的时间节点、具体的任务分配、以及必要的支持措施。例如，一封关于项目进度跟踪的函件，正文内容可能如下：“根据双方签订的《XX项目合作协议》，贵方应于2023年6月30日前完成项目一期工程的建设。为确保项目按期推进，现要求贵方提供以下资料：1.项目进度报告；2.施工现场照片；3.相关施工人员名单。请贵方于2023年6月20日前将上述资料发送至我方指定邮箱，以便我方及时了解项目进展情况。”

(3)函件正文内容还应注重语言的规范性和礼貌性，确保函件在传达信息的同时，展现出发函单位的良好形象。以下是一个关于产品退货的函件正文内容示例：“尊敬的客户，针对您于2023年5月15日购买的XX产品，我方在收到退货申请后，经核查发现产品存在质量问题。为保障您的合法权益，我方决定按照《消费者权益保护法》相关规定，为您办理退货。请您在收到本函后三个工作日内，将产品连同购买凭证一并寄回至我方指定地址。我方将尽快为您办理退货手续，并承担相关运费。感谢您的支持与理解。”

三、附件说明

(1)附件说明部分是函件中不可或缺的一环，它详细列出了随函件一同发送的文件或资料。这些附件通常与函件正文内容紧密相关，为收函单位提供了必要的参考依据。例如，在一封关于项目招标的函件中，附件可能包括招标文件、投标须知、项目需求说明书、投标资格预审文件等。这些附件的完整性和准确性对于收函单位正确理解招标意图、准备投标文件至关重要。

(2)在撰写附件说明时，应确保附件名称清晰、具体，以便收函单位能够迅速识别和查找所需文件。例如，一份关于财务审计的函件，其附件说明可能如下：“随本函附上以下文件：1.财务审计报告；2.审计发现的问题清单；3.审计整改建议书；4.审计工作底稿。请收函单位仔细查阅，如有疑问，请及时与我方联系。”这样的附件说明有助于提高函件处理的效率。

(3)对于附件的份数和发送方式也应予以明确。在某些情况下，附件可能需要发送给多个收函单位，或者需要不同形式的发送，如纸质文件、电子版文件等。以下是一个关于合同签订的函件附件说明示例：“本函附上《XX项目合作协议》一式五份，请收函单位各执一份。同时，为便于存档和查阅，特将合同电子版发送至指定邮箱。请收函单位在收到附件后，确认无误并签字盖章后，将纸质文件寄回我方。感谢您的配合与支持。”这样的说明有助于确保函件附件的完整性和准确性。

四、落款及日期

(1)落款及日期是函件的重要组成部分，它标志着函件的正式结束，并具有法律效力。在落款中，通常包括发文单位的名称、负责人的姓名及