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收费站内业资料标准指导书

一、总则

(1)为规范收费站内业资料的管理，确保资料的真实性、完整性和安全性，特制定本指导书。本指导书适用于收费站内所有内业资料的收集、整理、归档、保管和使用等工作。

(2)收费站内业资料是指与收费业务相关的各类文件、图表、电子数据等，包括但不限于收费政策文件、收费标准、收费数据、财务报表、合同协议、工作计划、会议记录、培训资料等。所有内业资料应按照本指导书的要求进行分类、整理、归档和保管。

(3)收费站内业资料的管理工作应遵循以下原则：合法性、真实性、完整性、准确性、及时性和安全性。各部门应明确职责，加强协作，确保内业资料管理工作的高效、规范和有序进行。同时，应定期对内业资料进行审查和更新，确保其符合相关法律法规和业务需求。

二、内业资料管理要求

(1)收费站内业资料管理要求严格执行国家相关法律法规和行业标准，确保资料管理的合规性。各部门应建立健全内业资料管理制度，明确资料收集、整理、归档、保管、使用和销毁的流程和责任。同时，应定期对管理制度进行修订和完善，以适应业务发展和外部环境变化的需要。

(2)收费站内业资料的收集应全面、准确、及时。各部门在产生或接收内业资料时，应按照规定的格式和标准进行整理，并确保资料的真实性和完整性。对于重要文件和敏感信息，应采取加密、脱密等措施，防止信息泄露和非法使用。收集的内业资料应分类存放，便于查找和利用。

(3)内业资料的整理工作应遵循标准化、规范化的原则，确保资料内容的准确性和一致性。整理过程中，应对资料进行编号、登记、编目，并建立电子档案，实现资料信息化管理。对于不同类型的资料，应制定相应的整理规范，包括资料内容、格式、字迹、装订等方面。此外，应定期对整理后的资料进行复查，确保其质量符合要求。同时，应加强内部培训，提高员工对资料管理重要性的认识，培养良好的资料管理习惯。

三、内业资料分类及内容要求

(1)收费站内业资料分为以下几类：政策法规类、业务管理类、财务会计类、合同协议类、行政办公类、培训资料类、技术支持类和档案资料类。各类资料应按照统一的标准进行分类和编号，便于管理和检索。

(2)政策法规类资料包括国家及地方有关收费的法律法规、政策文件、标准规范等。业务管理类资料涵盖收费业务流程、管理制度、操作规程、工作计划等。财务会计类资料包括收费数据、财务报表、审计报告、税务申报等。合同协议类资料则包括与收费业务相关的各类合同、协议等。

(3)内业资料的内容要求真实、准确、完整。政策法规类资料应完整收录国家及地方相关法律法规和政策文件；业务管理类资料应详细记录收费业务流程和管理制度；财务会计类资料应准确反映收费财务状况和税务情况；合同协议类资料应详细记录合同签订、履行和终止情况；行政办公类资料应全面反映行政办公活动；培训资料类应包含培训内容、培训记录等；技术支持类资料应包括技术规范、设备维护记录等；档案资料类应完整保存各类档案文件。所有资料均需保持整洁、清晰，便于查阅和使用。

四、内业资料归档与保管

(1)收费站内业资料的归档工作应在资料形成后及时进行，确保归档资料的真实性、完整性和有效性。归档前，应对资料进行整理、分类、编号，并填写归档登记表。归档时应按照档案保管期限和类别分别存放，确保档案的有序管理。

(2)归档后的内业资料应按照规定的保管条件进行存放，包括适宜的温度、湿度、光线和通风条件。档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施，确保档案安全。档案的保管工作应由专人负责，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

(3)内业资料的借阅应严格按照规定程序进行。借阅人需填写借阅申请，经批准后方可借阅。借阅资料时，应遵守档案保密规定，不得擅自复制、泄露或损坏档案。借阅完毕后，应及时归还，并做好归还登记。对于因特殊原因需要长期借阅的资料，应报请上级主管部门审批。

五、内业资料使用与销毁

(1)收费站内业资料的使用应遵循合法、合理、高效的原则。各部门在查阅和使用内业资料时，应明确资料的用途和目的，确保资料使用的正当性。使用资料时，应尊重资料的原貌，不得擅自修改、涂改或删除资料内容。对于涉及保密的资料，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。

(2)内业资料的使用过程中，应建立使用登记制度，详细记录资料的借阅人、使用时间、归还时间等信息。使用完毕后，应及时归还，并做好归还登记。对于长期借阅的资料，应定期检查其使用情况，确保资料的安全和完整。同时，应加强对资料使用情况的监督，防止资料滥用或遗失。

(3)内业资料的销毁应严格按照国家有关法律法规和档案管理规定执行。对于超过保管期限且无保存价值的资料，应进行销毁。销毁前，应进行鉴定和确认，并填写销毁清单。销毁过程中，应采取安全、环保的方式，确保资料内容不被泄露。销毁后的资料应做好销毁记录，并存档备查