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中小学校采购管理制度范本(3)

第三章采购流程管理

第三章采购流程管理

(1)采购计划编制与审批。学校根据年度预算和教学、后勤需求，由相关部门提出采购计划，经财务部门审核后，提交至采购管理部门。采购管理部门对采购计划进行汇总分析，确保采购需求符合国家政策、行业标准和学校实际情况。编制完整的采购计划，包括采购项目名称、数量、预算、技术规格、质量要求、供应商资格要求等内容。经学校领导审批通过后，采购计划正式生效。

(2)供应商选择与管理。采购管理部门根据采购计划，制定供应商选择标准，包括供应商的资质、业绩、信誉、价格等。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，邀请符合条件的供应商参与投标。招标过程中，采购管理部门要严格执行招标程序，确保招标的公开、公平、公正。中标供应商确定后，与学校签订采购合同，并进行后续的履约跟踪和服务评价。

(3)采购执行与验收。供应商按照合同约定，在规定的时间内完成货物供应或服务提供。学校采购管理部门负责对供应商的履约情况进行监督，确保货物或服务质量符合要求。货物到货或服务完成后，采购管理部门组织验收小组进行现场验收。验收过程中，要严格检查货物或服务的数量、质量、性能等，确保与合同约定一致。验收合格后，办理入库或交付手续，并进行相关财务结算。

此外，采购流程管理还需注意以下事项：

-定期对采购流程进行评估，持续改进采购管理。

-建立采购信息平台，实现采购信息共享，提高采购效率。

-加强采购人员的业务培训，提升采购管理能力。

-完善采购风险控制体系，确保采购安全合规。

-建立健全采购档案，确保采购活动可追溯。

第四章采购合同管理

第四章采购合同管理

(1)合同签订与审批。学校在确定供应商后，由采购管理部门起草采购合同，合同内容应包括采购项目名称、数量、质量标准、价格、交货时间、付款方式、违约责任等。合同草稿经相关部门审核后，提交至学校领导审批。审批通过后，与供应商正式签订采购合同。

(2)合同履行与监督。合同签订后，采购管理部门负责监督合同的履行情况。包括供应商按照合同约定提供货物或服务、学校按时支付货款等。在合同履行过程中，如发现供应商有违约行为，采购管理部门应及时采取措施，如暂停付款、终止合同等。

(3)合同变更与终止。在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整等原因导致合同内容需要变更，双方应协商一致，签订补充协议。如合同无法继续履行，双方可协商解除合同，并签订终止协议。合同变更或终止后，采购管理部门应及时办理相关手续，确保学校权益不受损害。同时，对变更或终止的合同进行归档管理，便于后续查阅。

第五章采购档案管理

第五章采购档案管理

(1)档案收集与整理。学校采购档案包括采购计划、招标文件、合同、验收报告、付款凭证等。采购管理部门需在采购活动结束后，及时收集相关资料，确保档案的完整性。以某中学为例，过去一年内共完成采购项目50项，收集整理档案资料达2000余份。通过对这些档案的整理，形成了系统化的采购档案数据库，便于查询和管理。

(2)档案分类与归档。采购档案根据内容分为合同类、验收类、付款类、供应商信息类等。归档时，按照档案分类标准进行分类，确保档案的有序性。例如，某小学在2022年度共归档采购合同300份，验收报告400份，付款凭证500份。通过对归档档案的统计分析，发现合同类档案占比最高，达到60%。

(3)档案保管与利用。学校设立专门的档案室，配备专业的档案保管设备，如恒温恒湿柜、防火防盗保险柜等，确保档案的安全。同时，建立健全档案查阅制度，方便相关人员查阅。以某中学为例，过去一年内，共有100人次查阅采购档案，涉及合同、验收报告、付款凭证等。通过档案查阅，有效提高了采购管理的透明度和效率。此外，学校还定期对档案进行数字化处理，将纸质档案转换为电子档案，方便存储和传输。