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学校规章制度之档案保密制度

一、总则

(1)本制度旨在明确学校档案保密的重要性，规范档案管理，确保档案信息安全，维护学校合法权益。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。学校档案是学校教育教学、科研、管理、建设等活动的真实记录，具有凭证性、历史性和保密性。加强档案保密工作，对于维护学校利益、保护师生隐私、促进学校可持续发展具有重要意义。

(2)学校档案保密工作应当遵循以下原则：一是依法保密原则，严格遵守国家有关档案保密的法律、法规和政策；二是分级管理原则，根据档案的密级和重要性，实行分级管理；三是责任到人原则，明确档案保密责任人，落实保密措施；四是技术保障原则，运用现代信息技术手段，提高档案保密工作的科学化、规范化水平。近年来，随着信息技术的飞速发展，学校档案保密工作面临新的挑战，如网络攻击、数据泄露等风险日益增加，因此，加强档案保密工作刻不容缓。

(3)学校档案保密工作应当建立健全保密组织机构，明确保密工作职责，加强保密队伍建设。学校应设立档案保密工作领导小组，负责统筹协调全校档案保密工作。各部门、各单位应指定专人负责档案保密工作，确保档案保密工作落到实处。同时，学校应定期开展档案保密教育培训，提高全体教职工的保密意识和技能。例如，某高校在2019年成功防范了一起涉及学生个人信息的网络攻击事件，得益于学校档案保密工作领导小组的及时响应和高效处置，避免了学生个人信息泄露的严重后果。

二、档案保密范围与等级

(1)学校档案保密范围包括但不限于以下内容：一是涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案材料；二是学校教育教学、科研、管理、建设等活动的计划、方案、总结、报告等档案；三是学校组织人事、财务、资产、设备等档案；四是学生档案，包括学生个人基本信息、学籍、成绩、奖惩等记录；五是教职工档案，包括教职工个人基本信息、工作业绩、考核、培训等记录；六是涉及学校重大决策、重要事件、重要活动的档案材料。根据档案内容的重要程度和涉及范围，可分为绝密、机密、秘密三个等级。

(2)绝密档案是指涉及国家利益、国家安全和学校重大利益的档案，一旦泄露将对国家或学校造成特别严重的损害。如国家领导人视察学校的记录、学校重大决策的内部文件、涉及国家安全的重要科研项目的档案等。机密档案是指涉及学校重大利益、重要秘密事项的档案，如学校重要会议记录、涉及师生利益的重要文件、学校重要资产变动记录等。秘密档案是指涉及学校一般性秘密事项的档案，如学校内部管理制度、教师考核结果、学生学籍变动等。

(3)学校档案保密等级的确定由档案保密工作领导小组负责，各部门、各单位应根据档案内容的重要程度和涉及范围提出意见，经档案保密工作领导小组审核后确定。绝密档案的保管和使用必须严格按照国家有关保密法规执行，未经批准不得复制、摘抄、传播；机密档案的保管和使用应严格控制，不得随意复制、摘抄、传播；秘密档案的保管和使用应按照学校相关规定执行。对于涉及多个等级的档案，按照最高等级进行保密管理。同时，学校应定期对档案保密等级进行复审，确保档案保密等级的准确性和有效性。

三、档案保密责任与措施

(1)学校档案保密责任明确到人，档案管理部门是学校档案保密工作的责任主体，负责制定、实施和监督档案保密制度。各部门、各单位负责人对本部门的档案保密工作负总责，确保本部门档案保密工作落到实处。教职工在履行职责过程中，应严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露档案信息。对于违反档案保密规定的行为，将依法追究相关人员责任。

(2)学校应建立健全档案保密措施，包括但不限于以下方面：一是制定严格的档案保密规章制度，明确档案保密范围、等级、责任和奖惩措施；二是设立专门的档案保密室，配备必要的保密设施，确保档案安全；三是加强档案管理人员培训，提高其保密意识和技能；四是实行档案查阅审批制度，严格控制档案的借阅和使用；五是运用技术手段，如数据加密、访问控制等，保障电子档案的安全。

(3)学校应定期开展档案保密检查，对各部门、各单位的档案保密工作进行监督和评估。检查内容包括档案保密制度的执行情况、档案安全设施的使用情况、档案管理人员保密意识等。对于检查中发现的问题，学校应立即采取措施予以整改，确保档案保密工作不留死角。同时，学校应加强与上级档案管理部门的沟通和协作，共同提高档案保密工作水平。对于在档案保密工作中表现突出的单位和个人，学校应给予表彰和奖励。