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医院行政会议管理制度(3)

一、会议组织与召开

(1)医院行政会议作为医院管理的重要环节，其组织与召开工作至关重要。根据我国医疗机构管理要求，医院行政会议应定期召开，原则上每月至少召开一次。会议的召开旨在协调医院各部门工作，解决重大问题，确保医院各项工作的顺利进行。例如，某三甲医院在2020年共召开了12次行政会议，其中涉及医疗安全、服务质量、资源配置等方面的议题达60余项，有效提升了医院的管理效能。

(2)会议的组织工作由医院办公室负责，主要包括会议通知、议程安排、参会人员确认、会议场地布置等。会议通知通常提前3天发送至各部门，明确会议时间、地点、议程及参会人员名单。为提高会议效率，会议议程应明确议题、讨论时限、责任部门等。例如，在某次行政会议上，针对医院信息化建设问题，会议议程中明确指出由信息科负责提出解决方案，并在下一次会议上汇报进展情况。

(3)会议的召开通常由院长或其授权的副院长主持。会议过程中，参会人员应遵守会议纪律，认真听取报告，积极发表意见。会议记录由办公室指定专人负责，详细记录会议内容，包括议题、讨论意见、决议等。会议记录应于会后两天内整理完毕，并报送相关部门。例如，在某次行政会议上，针对医院内部审计发现的问题，会议记录中明确指出由财务科负责制定整改措施，并在下月行政会议上汇报整改情况。通过严格的会议组织与召开流程，医院能够确保会议的顺利进行，为医院发展提供有力保障。

二、会议记录与存档

(1)会议记录是医院行政会议的重要文档，它不仅记录了会议的议题、讨论内容和决议，还是后续工作落实和监督的依据。根据医院档案管理规定，会议记录应采用统一的格式，包括会议时间、地点、参会人员、主持人、记录人等基本信息。例如，在某次行政会议上，记录人详细记录了参会人员发言要点，包括院长关于医院财务状况的汇报、副院长关于医疗安全工作的部署等，共计10页。

(2)会议记录完成后，应及时进行审核和归档。审核工作由办公室负责，主要检查记录的完整性和准确性。审核通过后，会议记录应按照时间顺序归档。医院设有专门的档案室，负责存储和管理所有会议记录。据统计，某医院自成立以来，累计归档行政会议记录超过5000份，有效保障了档案的完整性和安全性。

(3)会议记录的存档期限一般为永久保存。在存档过程中，医院遵循“集中管理、分级保存”的原则，确保会议记录的查阅方便。例如，当需要查阅某次历史会议记录时，档案室工作人员可在半小时内找到并提供相关资料。此外，医院还建立了电子档案系统，实现了会议记录的数字化管理，提高了档案的检索效率和利用率。通过规范的会议记录与存档流程，医院能够确保重要决策的落实和监督，为医院的长远发展奠定坚实基础。

三、会议决议执行与监督

(1)医院行政会议的决议执行是确保会议成果落地的重要环节。决议执行通常由相关部门负责人牵头，制定详细的执行计划，明确责任人和完成时限。例如，在某次行政会议上，针对提高患者满意度议题，决议要求医务科在三个月内完成患者满意度调查，并制定相应改进措施。

(2)为了确保决议得到有效执行，医院设立了专门的监督小组，负责对决议执行情况进行跟踪和监督。监督小组定期收集各部门执行情况报告，并进行现场检查。据统计，某医院监督小组在过去一年中开展了20余次专项监督，发现并解决了10余项执行过程中存在的问题。

(3)对于决议执行过程中出现的问题，医院采取及时反馈和整改措施。例如，在执行提高医疗质量决议时，发现部分科室存在操作不规范现象，监督小组立即向相关科室反馈，并要求其在一个月内完成整改。通过这种及时反馈和整改机制，医院确保了决议执行的有效性和持续性。

四、会议纪律与考勤

(1)医院行政会议的纪律与考勤是维护会议秩序和效率的重要保障。会议纪律要求所有参会人员按时到达会场，会议期间保持手机静音，遵守会议议程，不得擅自离场。在某次行政会议上，通过严格执行考勤制度，参会率达到98%，有效保证了会议的顺利进行。

(2)医院制定了详细的考勤规定，包括迟到、早退、缺席的界定和相应的处罚措施。迟到超过15分钟者视为缺席，缺席两次以上者将被记录在案，并可能影响年终考核。例如，某医院在2021年度的行政会议中，共记录迟到和缺席情况10起，通过考勤管理促进了参会人员对会议的重视。

(3)会议结束后，办公室会及时汇总考勤情况，并向相关部门反馈。对于违反会议纪律的行为，医院会进行通报批评，并在全院范围内进行警示教育。此外，医院还定期对会议纪律进行自查，确保会议纪律与考勤制度的严格执行。通过这些措施，医院有效提升了行政会议的规范性和严肃性，为医院的高效管理奠定了基础。

五、会议效果评估与持续改进

(1)会议效果评估是医院行政会议管理中的重要环节，它有助于了解会议目标达成情况、参会人员满意度以及会议流程的合理性。