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物品采购合同管理办法规定

一、总则

(1)物品采购合同管理办法旨在规范公司物品采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物品的质量和安全性。本办法适用于公司各部门及所属子公司的物品采购活动。

(2)本办法依据国家有关法律法规、公司章程及采购管理制度制定，是公司采购活动的规范性文件。各部门在采购过程中必须遵守本办法，不得违反国家法律法规和公司规章制度。

(3)公司设立采购管理委员会，负责制定采购政策、审批采购计划和预算，监督采购活动的实施。采购管理委员会由公司相关部门负责人组成，主任由总经理或其授权人担任。采购管理委员会负责对采购活动进行决策、监督和协调，确保采购活动符合公司战略目标和利益。

二、采购计划与预算管理

(1)各部门应根据年度工作计划和业务需求，编制年度采购计划，明确采购物品的种类、数量、质量要求、预算金额及采购时间等。采购计划需经部门负责人审核后报送采购管理委员会审批。

(2)采购管理委员会对各部门报送的采购计划进行审核，重点审查采购项目的必要性、合理性、经济性及合规性。审批通过的采购计划纳入公司年度采购预算，并报送财务部门进行资金安排。

(3)采购预算一经批准，各部门应严格按照预算执行采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况确需调整预算，需提交书面申请，经采购管理委员会审批后方可调整。调整后的预算应及时报送财务部门备案。

三、采购程序与流程

(1)采购程序首先由采购部门根据审批通过的采购计划，在公开渠道发布采购公告，公告内容包括采购项目的基本信息、投标资格要求、投标文件要求、投标截止日期等。自公告发布之日起，至少给予供应商30天的投标时间。

(2)采购部门收到投标文件后，组织专家对投标文件进行评审。评审过程严格按照公开、公平、公正的原则进行，采用综合评分法，综合考虑投标报价、技术参数、服务承诺等因素。以2019年为例，某次采购项目中，共有15家供应商参与投标，最终根据评分结果确定了3家供应商进入下一轮谈判。

(3)采购部门与入围供应商进行谈判，就采购合同条款、交货时间、付款方式、售后服务等内容进行协商。以2020年某采购项目为例，经过谈判，采购部门与供应商最终达成一致，合同金额为1000万元，交货期为60天，付款方式为验收合格后30天内支付。合同签订后，采购部门负责监督合同履行情况，确保供应商按时保质完成交货任务。

四、合同签订与履行管理

(1)合同签订前，采购部门应仔细审查供应商提供的资质证明文件、产品合格证明、技术参数、售后服务承诺等，确保供应商具备履行合同的能力。以2021年某大型设备采购合同为例，采购部门在签订合同前对供应商进行了全面审查，包括实地考察、技术交流、样品检测等，确保供应商提供的设备符合公司要求。

(2)合同签订后，采购部门应将合同副本报送至法务部门进行备案，并抄送相关部门。法务部门负责对合同进行法律审核，确保合同条款合法、合规。在合同履行过程中，采购部门应定期与供应商沟通，了解项目进度，确保合同按时、按质、按量履行。例如，在2020年某次工程采购中，采购部门通过每月召开进度会议，确保了工程按计划推进，提前完成了合同约定的工期。

(3)合同履行结束后，采购部门应组织相关部门进行验收，包括技术验收、质量验收、数量验收等。验收合格后，应及时通知财务部门办理付款手续。以2022年某软件采购项目为例，采购部门组织了由技术部门、法务部门和财务部门组成的验收小组，对供应商提供的软件进行了全面验收，确认软件功能符合合同要求，验收合格后，采购部门及时通知财务部门支付了合同款项。此外，采购部门还需对供应商的履约情况进行评估，并将评估结果反馈给采购管理委员会，为今后的采购活动提供参考。