照片档案管理规范.pptVIP

照片档案管理规范;第一节照片档案的概念及构成;这一定义指明了以下五点：

1、照片档案的形成者，包括国家机构、社会组织和一定的个人。

2、照片档案形成的原因，是社会活动中直接形成的。

3、照片档案是对国家和社会有保存价值的，不是所有的照片都是档案。

4、照片档案是一种特殊载体的档案，它以感光材料为载体，以影像为主要反映方式，并辅之以文字说明。

5、照片档案是一种特殊载体的档案，历史记录性仍为其本质属性，也是其价值的根本所在。;二、照片档案的构成;特别是原底片，是最初产生的，它如同文件的底稿，是必须保存的。凡是作为档案保存的照片必须要有底片，无原底片的也要用照片复制底片。原底片一般不外借，只外借复制底片。;三、照片档案的特点;第二节照片档案的收集;为了便于大家理解，进一步具体化，机关对照片档案的归档范围是这样明确的：

1、本单位主要党政领导任职时的照片；

2、反映机关或职能科室公务活动的照片；

3、反映机关或职能活动成果照片；

4、本单位组织或是本单位领导参加的重大公务活动照片；

5、本单位组织或参加的各种会议照片；

6、本单位组织或参加的外事活动照片；

7、记录本单位、本地区重大政治活动、政治事件、重大事故的照片；

8、各种自然灾害的照片；

9、与其它载体档案有密切联系或主体内容根本相同的照片；

10、其它具有保存价值的照片。;二、照片档案收集的要求

1、定期归档，集中管理。对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。

2、认真鉴定，保证质量。对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。确保归档照片的真实可靠。

3、有所选择，反对“有文必档”。对反映同一内容的假设干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。;4、底片、照片、说明应齐全。接收照片档案，应做到三者齐全，缺一不可。

5、底片与照片影像应一致。底片应是同一张照片的底片，接收时应认真检查、防止错误。

6、对无底片的照片应制??翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。

7、照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。;三、照片档案的收集时间;第三节照片档案的整理;二、照片档案的装具

1、照片册：由假设干芯页和封面、封底组成，其封面印制有“照片册”字样。照片册册脊的工程包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。

2、底片册：由假设干芯页和封面、封底组成，其封面印制有“底片册”字样。册脊的工程包括：全宗号、保管期限、起止张号、册号。;三、照片档案的整理方法

照片的整理与过去的文书立卷非常相似，一张照片如同一份文件，照片档案整理就象文书立卷一样，将一张张、一组组有内在联系的照片组成照片档案。;1、照片的分类

应在全宗内按保管期限－年度－问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限－问题－年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

一般机照顾片比较少，分类不宜过细。就一般照片比较少的机关而言，采用保管期限－年度两级分类就够了。;2、照片的排列

照片的排列应先分组，一次活动视为一组，单张照片也可视为一组，组和组之间再按重要程度或时间先后顺序排列。一组内照片也应按重要程度和时间先后排列。;3、照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码，册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：

;档案馆给立档单位编制的代号。;照片的入册应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。

大幅照片的放置，对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。;4、照片的文字说明

新标准规定为两种：单张照片说明和组合照片说明。

〔1〕单张照片的说明

①说明的格式。说明应用横写格式，分段书写。其格式如下：;②说明的内容。

题名应简明概括、准确反映照片的根本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

事由是指照片影像所反映事件、事物的理由。时间是指事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。地点是被摄物所在的具体地点。人物是指照片影像上主要人物的姓名、身份。背景是指对提示照片影像主题具有一定作用的背景。摄影者是指照片拍摄单位和拍摄人。

参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。;照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。第1－4位表