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工程项目档案管理制度

一、总则

1.目的

为加强工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和安全，有效利用档案信息资源，根据国家有关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本单位所有工程项目从立项、设计、施工到竣工验收等全过程所形成的各类档案资料的管理。

3.基本原则

（1）集中统一管理原则。工程项目档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

（2）同步形成原则。工程项目档案应与项目建设进程同步形成、同步收集、同步整理、同步归档。

（3）规范整理原则。按照国家和行业相关标准规范，对工程项目档案进行分类、编号、编目和装订，确保档案整理质量。

二、档案管理职责

1.项目管理部门职责

（1）负责工程项目档案管理工作的组织协调与监督指导。

（2）指定专人负责本部门在项目建设过程中产生档案资料的收集、整理和初步审核工作，并按规定向档案管理部门移交。

（3）在项目建设各阶段，对参建单位档案工作进行监督检查，确保其档案资料的完整性和准确性。

2.勘察、设计、施工、监理等参建单位职责

（1）明确本单位在工程项目档案管理中的职责，配备专（兼）职档案管理人员。

（2）按照国家和行业标准以及本单位要求，做好各自职责范围内工程项目档案资料的收集、整理、归档和移交工作。

（3）接受项目管理部门和档案管理部门对档案工作的监督检查，对提出的问题及时整改。

3.档案管理部门职责

（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定工程项目档案管理的规章制度并监督实施。

（2）负责工程项目档案的接收、保管、统计、利用和编研等工作。

（3）对工程项目档案管理工作进行业务指导和培训，提高档案管理人员业务水平。

（4）开展工程项目档案信息化建设，推进档案数字化和电子文件归档管理。

三、档案收集范围

1.项目前期文件

（1）项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告等立项文件。

（2）项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等规划文件。

（3）项目环境影响评价报告、水土保持方案等环保文件。

（4）项目初步设计文件、设计概算文件等设计文件。

（5）项目招投标文件、合同文件等商务文件。

2.项目施工文件

（1）施工技术准备文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底等。

（2）施工质量控制文件，如原材料检验报告、构配件检验报告、施工检验记录、隐蔽工程验收记录等。

（3）施工进度控制文件，如工程开工报审表、工程进度计划、工程延期报告等。

（4）施工安全管理文件，如安全施工方案、安全检查记录、事故处理报告等。

（5）施工造价控制文件，如工程预算文件、工程变更文件、工程结算文件等。

（6）施工竣工图文件，包括建筑、结构、给排水、电气等专业竣工图。

3.项目监理文件

（1）监理规划、监理实施细则等监理规划文件。

（2）监理月报、监理会议纪要、监理工作总结等监理过程文件。

（3）工程质量评估报告、工程竣工验收监理报告等监理验收文件。

（4）监理指令文件、监理回复文件等监理往来文件。

4.项目竣工验收文件

（1）工程竣工验收申请报告、工程竣工验收报告等验收申请与报告文件。

（2）工程质量验收文件，如单位工程质量竣工验收记录、分部工程质量验收记录等。

（3）工程竣工决算文件，包括竣工决算报表、竣工决算审计报告等。

（4）工程竣工验收备案文件，如竣工验收备案表、工程档案验收意见等。

5.其他文件

（1）项目声像档案，包括照片、录像、录音等反映项目建设过程的资料。

（2）项目实物档案，如具有保存价值的样品、模型等。

四、档案整理与归档

1.整理要求

（1）遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。

（2）分类科学，组卷合理，卷内文件排列有序，编号准确。

（3）卷内文件目录、备考表填写规范、完整，案卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容。

（4）案卷装订牢固、整齐、美观，符合国家和行业相关标准。

2.归档时间

（1）项目前期文件，在项目立项完成后3个月内归档。

（2）项目施工文件，在单位工程竣工验收后1个月内归档。

（3）项目监理文件，在监理项目结束后1个月内归档。

（4）项目竣工验收文件，在项目竣工验收后3个月内归档。

3.归档手续

（1）项目管理部门或参建单位向档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。

（2）档案管理部门对移交的档案进行审核，如发现档案不完整、不准确或不符合归档要求，应及时通知移交单位限期整改。

五、档案保管与利用

1.保管设施

档案管理部门应配备专用的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防光、防尘、防有害气体等设施设备，确保档案的安全保管。

2.保管期限

工程项目档案保管期限分为永久、长期（30年）和短