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检验检测机构技术档案管理规范

1范围

本文件界定了检验检测机构技术档案的术语和定义，规定了检验检测机构技术档案管理的总体原则、

归档、整理、保管、鉴定与销毁、借阅、评价与改进的内容。

本文件适用于检验检测机构技术档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T12全宗卷规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

RB/T214检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

检验检测机构技术档案technicalarchivesofinspectionbodyandlaboratory

检验检测机构在生产经营过程中形成的具有证明、查考和利用价值并归档保存的文件材料。

4总体原则

档案管理按照RB/T214和DA/T12的规定执行。

设置相对独立的档案管理区（档案库房），并配备安全物理措施。

所有人需开展档案管理相关培训。

由档案管理人员负责技术档案的集中统一管理，并对档案中记载的信息负有保密责任。

分类整理档案材料，并确保其真实有效、完整、安全、可用。

5归档

范围

包括但不限于直接记载并反映检验检测工作和活动产生的文件、记录和数据等，详见附录A。

原则

5.2.1档案管路遵循真实、准确、规范、系统、完整、安全、有效、可用的原则。

5.2.2归档的纸质档案材料确保数据准确、图样清晰、标识完整、手续完备，满足长期保存要求。

5.2.3归档的电子档案（含电子数据）按照GB/T18894、DA/T38有关规定执行。

5.2.4归档的电子档案和纸质档案保持一致，并与相关联的纸质档案建立检索关系。

时间

可根据实际情况和工作需要，定期汇总整理档案，并及时归档，宜以每月、每季度或每半年为周期，

最长不超过1年。

数量

5.4.1纸质文件归档1份，重要的、使用频繁的或有专门需要的可适当增加。

5.4.2电子文件可采用在线或离线方式归档，至少储存备份2套于不同媒介。

清单

所有归档材料收集、整理完毕后，由移交人员填写文件材料归档移交清单（见附录B），经档案管

理员审核验收、清点无误后入库存档。

6整理

总体原则

6.1.1遵循档案材料的形成规律，保持卷内档案材料的有机联系和案卷成套系统。

6.1.2根据不同内容性质选择“年度—问题”“年度—区域—项目”“年度—行业—机构—项目”进

行组卷。

6.1.3跨年度的文件材料在文件办结年度归档。

卷内排序

6.2.1按产生时间或重要程度排序，具体排序如下：

——文字在前、图样在后；

——正文在前，附件在后；

——正本在前，定稿（包括重要文件的历次修改稿）在后；

——不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

——中文文本在前，外文文本在后。

6.2.2检验检测数据类文件材料按“项目—时间”或“时间—项目”排序。

6.2.3卷内文件材料应按排列顺序，并依次编写件号及页号，编写要求如下：

——装订的案卷卷内文件材料均在有效书写内容页面的右下角编写页号；

——双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号，页号均从1开始；

——不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号，应逐件在每份

文件的首页上方空白处加盖档号章。

目录

6.3.1每个案卷应编写案卷目录、卷内目录，并填写卷内备考表，且均不编写页号，案卷编目式样见

附录C。

6.3.2在编制档案目录时，应对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录，以便检索。其中，著录

项一般包括：

——题名与责任者项

——稿本与文种项；

——密级与保管期限项；

——时间项；

——载体类型及形态项；

——技术参数项；

——附注与提要项；

——排检与编号项等。

编号

档案编号由全宗号、目录号（或分类号