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公司文件和资料标准化管理制度--第1页
公司文件和资料标准化管理制度
1．目的
通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一
规范的编写格式及处理程序。
2．适用范围
本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。
3．术语和定义
3．1公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通
报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。
3．2制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。
3．3办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。
3．4标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。
3．5规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。
3．6记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动
完成质量的证据性文件，主要为表格形式。
4．职责权限
4．1经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。
4．2管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。
4．3各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。
4．4总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁
和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。
4．5各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销
毁和归档。
5．工作程序
5．1文件资料的编写格式
5．1．1文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用a4（210mm×297mm）
型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，
根据实际需要确定。
5．1．2文件和资料章、条、款的编排规则：
5．1．2．1根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是
章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。
5．1．2．2“章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标
题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章
与章之间应空一行编排。
5．1．2．3“条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，
如第4章第1条，用“4．1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再
公司文件和资料标准化管理制度--第1页
公司文件和资料标准化管理制度--第2页
分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表
示为“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分为2个小条，则分别
表示为“4．2．1．1、4．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，
下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。
5．1．2．4“章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条”
具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。
5．1．3文件资料的字体、排版、装订标准。
5．1．3．1公文类文件资料的字体、排版、装订标准:
a标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字；
b纵向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为
28mm、右边距为26mm,
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