会务管理服务保障方案.pdfVIP

会务管理服务保障方案--第1页

会务管理服务保障方案

1、熟悉会议编导程序

一般情况下，甲方会在会议的前几天，将会议事项以书面的形

式告知物业管理部门。一般包括以下内容：会议时间、与会者的身份、

出席人数、接待规格和路线，会场布置要求、桌椅摆放形式，特殊服

务如茶叶要求、点心、水果、台布、香巾、空调温度、音响、录像、

灯光、花卉摆放等。

我公司接到通知后，物业经理会安排专人负责准备事宜。要求

进一步明确责任分工，细化工作方案。

（1强会务工作人员的服务意识和奉献意识教育；

（2）接待服务工作细致、周密；及早制订会议服务保障方案，

做到万无一失。

（3）高标准、高质量完成会议保障工作，为大型（重要）会议

提供一流服务。

（4）严格按照标准对会场布置、环境卫生、安全保卫等方面作

出服务承诺。

（5）严格执行卫生值日制度，清洁人员负责会议场所卫生清扫；

（6）会场内空调、电灯等电器开关、门窗由会务清洁人员负责

管理。

2、会议前服务人员的准备工作

物业经理根据甲方的要求及会务编导计划，在会议开始前要做

好相关的准备工作。并且在会议开始前提前一个小时到达会场，做好

会务管理服务保障方案--第1页

会务管理服务保障方案--第2页

进一步的检查工作：如会议室的设备、设施是否正常，如有异常尽快

通知音响师进行处理；检查室内的卫生、桌面、地面有无灰尘及杂物，

口杯烟灰缸是否干净；摆好口杯、烟灰缸、香巾，烟灰缸、口杯、香

巾要求无论从什么角度看都在一条线上；保证室内空气清新，无异味。

会场布置检查完毕后，请甲方会议主办部门进行检查，避免出现差错。

在会务准备中，会议服务员要主动当好业主的配角，积极为业

主出谋划策。首先，会议服务人员要有专长，能提得出改进意见；其

次，要熟悉甲方的习惯，符合甲方的口味，不能喧宾夺主，更不能强

辞夺理，先斩后奏，什么都替甲方“当家作主”。

我公司对定期向会议服务人员强调会务纪律：

（1）会务服务人员应穿戴整齐，统一制服。

（2）不迟到，不早退，有事离开应提前向会务组负责人请假；

（3）规定时间内加水、倒茶。

（4）会议期间关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题

不相关的事。

3、保洁、维修等其他部门要做好保障工作

每当重要或者大型会议举行之前，物业经理召集其他部门做好

相关保障工作：要召集各部门开会，部署此次会议工作计划，保安要

做好辖区车辆指挥、停放工作，为与会人员做正确的引领；维修部门

要全面检查配电、音响、线路、供水、电梯等设备的使用情况，并派

专人值班负责，看好会场附近的供电电闸，保证供电不出现任何问题。

对于重要领导，要专人保证电梯的供应，确保领导及时到达会场；保

会务管理服务保障方案--第2页

会务管理服务保障方案--第3页

洁方面要对会场作细致的清洁，卫生间备好卫生用纸，并喷洒空气清

新剂。另外，公司组织员工重温“各类突发事件预案”，做到有备无

患。在会议开始之前，管理处组织各部门主管，对全部设备、保洁、

绿化、保安等进行严密彻底的检查，确保万无一失。遇到重要人员到

场时，除电梯操作人员和保安站岗，会议服务人员进行引领外，其他

物业人员忠于自己的岗位，各司其职，不在会场周围露面。

4、与会者到达时的工作

客人到达会议室时，会议服务人员应站在门口的一侧迎接客人，

并主