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华夏物流公司机要文件管理办法

总则

第一条为进一步加强华夏物流公司(以下简称“华夏物流公司”或“公司”)机要文件的管理，落实国家保密法规等有关规定，防止机要文件丢失、泄密，特制定本办法。

第二条本办法中的机要文件是指中共中央、国务院、国务院各部门、国家军事机关、集团公司、华夏物流公司及所属单位印发的带有秘密、机密、绝密等级的文件。

第三条本办法适用于华夏物流公司本部各部门、所属各单位对机要文件的接收、发送、传阅、保管、销毁等管理工作。

第二章管理职责

第四条机要文件管理部门职责

华夏物流公司机要文件执行统一管理，分级负责的制度。各级办公室是机要文件的管理部门，负责外部机要文件的接收、处理和本单位机要文件的审查和制发。

第五条机要文件管理人员职责

（一）各单位要选派政治可靠、立场坚定、坚持原则、认真负责的同志担任机要文件管理人员，并保持机要文件管理人员的相对稳定。

（二）机要文件管理人员因公外出或请长假时，应由主管领导指定专人代理工作并通知办公室备案，不得擅自找人代理。机要文件管理人员因工作调动或需要长期离职时，必须办理正式的交接手续。

（三）机要文件管理人员要认真遵守保密纪律，严守国家秘密和企业商业机密，认真执行《华夏物流公司保密管理办法》的有关规定。

第三章管理要求

第六条机要文件管理包括外部接收机要文件管理和内部制发机要文件管理。

（一）外部接收机要文件的管理

外部接收机要文件的管理主要包括机要文件的接收、传阅、保管、销毁等程序。

1.外部机要文件的接收

各级党委、政府，集团公司发至华夏物流公司的机要文件，由公司办公室根据文件发放范围负责向公司领导、本部各部门、所属各单位发送；各部门、所属单位派专人直接到公司办公室领取机要文件，经认真核对后在机要文件领取登记簿上履行签收手续。

2.外部机要文件的传阅

（1）机要文件传阅要严格按照文件规定的范围和公司领导的批示进行，不得拖延积压。

（2）厅、局级的机要文件，由办公室负责组织传阅，仅供公司领导成员阅读。

（3）县、团级的机要文件，由公司办公室负责组织公司领导成员传阅；各部门文件管理人员负责组织本部门主任、副主任传阅；公司所属各单位办公室负责组织本单位领导成员传阅。各单位不得自行扩大机要文件的传阅范围。

（4）严禁使用普通电话机、手机或其他通讯工具交谈机要文件的内容。机要文件不得用普通传真机传递，也不得在办公区外口述。

（5）不得在未采取数据保护和网络安全保密监控管理技术措施的计算机网络输入、保存和传递机要文件。

3.外部机要文件保管

（1）各单位要设立机要文件管理人员和机要室，配备专用保险柜。机要文件要存放在保密柜内严格保管，不得遗失，不得带回家或带到公共场所。

（2）需传阅的绝密文件应当天阅后当天归还，特殊情况需要留用时，需经公司办公室同意并存放在保险柜内，严加管理，及时归还，不得携带绝密文件离开办公区。

4.外部机要文件的销毁

（1）机要文件必须定期进行清理、清退和销毁。

（2）各部门、各单位每年３月份对上一年度不需要归档保存的秘密级、机密级文件，按照传阅范围组织清理、核对，核对无误后填写机要文件清退目录(一式二份，一份留本单位备查，一份交公司文件管理部门备案)，连同文件一起交公司办公室。

（3）需要集中销毁的机要文件，经公司保密工作委员会审核批准后，由公司办公室按有关规定销毁，并指定专人负责监销。

（4）接收的绝密级文件，由公司办公室负责按照有关部门的要求清退、销毁，并将有关清退、销毁记录留存备查。

（二）内部制发机要文件的管理

内部制发机要文件的管理主要包括机要文件的起草、印制、发送、销毁等程序。

1.内部机要文件的制发

（1）华夏物流公司和所属各单位制发机要文件要严格执行《华夏物流公司保密管理办法》和《华夏物流公司公文处理办法》进行起草和制发，由机要文件管理人员按照机要文件制发流程采取走签的方式逐级审批，尽量减少涉及人员范围。

（2）机要文件保密程度按照《华夏物流公司保密工作制度》的有关规定确定秘密、机密等级。

2.内部机要文件的发送

（1）机要文件发送要严格履行登记、签收手续。严格控制在指定范围内，各收文单位不得自行扩大机要文件的传达范围。

（2）公司制发的机要文件由各部门、各单位机要文件管理人员到公司机要文件管理部门领取；各部门、各单位上报的机要文件由制发单位机要文件管理人员送达公司机要文件管理部门。

（3）机要文件严禁翻印、复制。因工作需要确需复印的，须请示发文单位同意或按照文件制发单位的规定办理；复印件按正式文件管理。

3.内部机要文件的销毁

（1）公司各部门、各所属单位办公室负责对本单位制发的机要文件进行跟踪管理，于每年3月份按照登记册认真清点、核对后进行清退、销毁。

（2）清退工作根据机要文件保密期限，经制发单位保密委员会同意，由公司各部