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采购订单管理及执行监督制度

#采购订单管理及执行监督制度

##一、目的

为加强公司采购订单的规范化管理，确保采购业务的顺利执行，有效控制采购成本和风险，提高采购效率和质量，满足公司运营需求，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司所有采购订单的管理及执行监督活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品等各类物资及服务的采购。

##三、职责分工

1.**采购部门**

-负责采购订单的起草、审核、签订与下达。

-跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决执行过程中出现的问题。

-定期整理和归档采购订单及相关文件。

2.**需求部门**

-提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。

-参与采购订单的审核，确保订单内容符合需求。

3.**财务部门**

-负责对采购订单的财务条款进行审核，包括价格、付款方式等。

-依据采购订单和相关凭证进行账务处理，监督付款流程。

4.**质量部门**

-参与对采购物资或服务的质量检验，提供质量检验报告。

-对不符合质量要求的采购事项提出处理意见。

5.**监督部门（如审计部门）**

-对采购订单的执行过程进行监督检查，确保采购活动合法合规。

-对采购订单执行情况进行定期或不定期的审计。

##四、采购订单管理

1.**采购需求提出与审批**

-需求部门根据工作需要填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计使用日期等信息，经部门负责人审批后提交采购部门。

-采购部门对采购需求进行汇总和初步评估，对于重大采购项目，组织相关部门进行可行性论证。

2.**供应商选择与评估**

-采购部门根据采购需求，通过多种渠道筛选潜在供应商，建立供应商库。

-定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面，根据评估结果对供应商进行分类管理。

3.**采购订单起草与审核**

-采购人员根据采购需求和供应商协商结果，起草采购订单，明确采购物资或服务的详细信息、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

-采购订单起草完成后，依次提交采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人进行审核。审核内容包括订单条款的合理性、合规性、准确性等。

-对于涉及法律风险的采购订单，需提交公司法律顾问进行法律审核，确保订单符合法律法规要求。

4.**采购订单签订与下达**

-采购订单经各部门审核通过后，由采购部门负责人签字盖章，并及时发送给供应商。同时，将采购订单副本分发给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门，作为后续工作的依据。

##五、采购订单执行监督

1.**执行跟踪**

-采购人员负责对采购订单的执行情况进行跟踪，定期与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等，及时掌握订单执行动态。

-对于预计可能出现的交货延迟、质量问题等风险，采购人员应提前向相关部门通报，并采取相应的应对措施。

2.**到货验收**

-物资到货前，采购人员应提前通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。

-物资到货后，需求部门和质量部门按照采购订单和相关标准对物资的数量、规格、质量等进行验收。验收合格后，填写《验收报告》，并由验收人员签字确认。

-对于验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，并跟踪处理结果。

3.**付款管理**

-财务部门依据采购订单、验收报告、发票等相关凭证，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。

-在付款前，财务部门应审核相关凭证的真实性、完整性和合规性，确保付款准确无误。

4.**变更管理**

-如因特殊原因需要对采购订单进行变更，如修改物资规格、数量、交货期等，由提出变更的部门填写《采购订单变更申请表》，详细说明变更原因和内容。

-变更申请经采购部门、需求部门、财务部门等相关部门审核通过后，采购人员与供应商协商变更事宜，并签订书面变更协议。变更协议作为采购订单的补充文件，具有同等法律效力。

##六、文档管理

1.采购部门负责对采购订单及相关文件进行整理和归档，包括采购需求申请表、供应商评估报告、采购订单、验收报告、变更协议、发票等。

2.档案应按照采购项目和时间顺序进行分类保存，便于查询和查阅。保存期限按照公司档案管理规定执行。

##七、监督与考核

1.监督部门定期对采购订单的执行情况进行检查，重点检查订单执行的合规性、供应商履约情况、各部门职责履行情况等。

2.对于在采购订单管理及执行过程中