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办公室办公用品采购与领用制度

#办公室办公用品采购与领用制度

##一、目的

为规范公司办公室办公用品的采购与领用管理,确保办公用品的合理供应,提高资源利用效率,降低办公成本,特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司各部门办公用品的采购与领用管理。

##三、职责分工

1.**采购部门**

-负责办公用品的统一采购工作,包括供应商的选择、采购合同的签订、采购价格的谈判等。

-定期收集各部门办公用品需求信息,制定采购计划并组织实施。

-对采购的办公用品进行质量验收,确保所采购的办公用品符合公司要求。

2.**行政部门**

-负责建立办公用品库存管理台账,对办公用品的出入库进行登记和管理。

-审核各部门办公用品领用申请,按照规定发放办公用品。

-定期对办公用品库存进行盘点,及时向采购部门反馈库存情况,以便合理安排采购。

3.**各部门**

-负责根据工作需要,定期向行政部门提交办公用品需求计划。

-按照本制度规定,填写办公用品领用申请表,经部门负责人审批后到行政部门领用办公用品。

##四、采购管理

1.**采购计划制定**

-各部门应于每月[具体日期]前,将下月办公用品需求计划提交给行政部门。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息。

-行政部门对各部门提交的需求计划进行汇总整理,结合办公用品库存情况,制定公司月度办公用品采购计划,并提交给采购部门。

-采购部门根据行政部门提交的采购计划,结合市场供应情况和价格波动情况,制定具体的采购方案,并组织实施采购。

2.**供应商选择与管理**

-采购部门应建立办公用品供应商评估与选择机制,通过市场调研、供应商推荐、招标等方式,选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商作为公司办公用品的定点供应商。

-采购部门应与选定的供应商签订采购合同,明确双方的权利义务,包括产品质量标准、价格、交货期、售后服务等条款。

-采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评估,对表现不佳的供应商及时进行整改或淘汰。

3.**采购流程**

-采购部门根据采购计划,向选定的供应商发送采购订单,明确采购的办公用品名称、规格、型号、数量、价格、交货期等信息。

-供应商收到采购订单后,应及时确认并按照订单要求组织生产和发货。

-办公用品到货后,采购部门应通知行政部门和相关使用部门共同进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、型号、质量等方面。如发现问题,采购部门应及时与供应商沟通协调解决。

-验收合格后,采购部门凭发票、验收单等相关凭证办理报销手续。

##五、领用管理

1.**领用申请**

-各部门员工因工作需要领用办公用品时,应填写办公用品领用申请表,注明领用办公用品的名称、规格、型号、数量、用途等信息,并经部门负责人审批签字。

-办公用品领用申请表应一式两份,一份由领用部门留存,一份交行政部门作为发放依据。

2.**领用审批**

-行政部门收到各部门提交的办公用品领用申请表后,应进行审核。审核内容包括领用申请是否符合规定、领用数量是否合理等。

-对于常规办公用品的领用申请,行政部门负责人可直接审批;对于特殊办公用品或领用数量较大的申请,行政部门应报公司分管领导审批。

3.**领用发放**

-行政部门根据审批通过的办公用品领用申请表,按照规定发放办公用品。发放时,应在办公用品库存管理台账上进行登记,注明领用日期、领用部门、领用人、办公用品名称、规格、型号、数量等信息。

-领用人员应在办公用品库存管理台账上签字确认,作为领用凭证。

##六、库存管理

1.**库存台账建立**

-行政部门应建立办公用品库存管理台账,对办公用品的出入库情况进行详细记录。库存管理台账应包括办公用品的名称、规格、型号、入库日期、入库数量、出库日期、出库数量、库存数量等信息。

-库存管理台账应定期进行核对和更新,确保账实相符。

2.**库存盘点**

-行政部门应定期对办公用品库存进行盘点,一般每月盘点一次。盘点时,应将库存实物与库存管理台账进行核对,如发现账实不符,应及时查明原因并进行调整。

-库存盘点结束后,行政部门应编制库存盘点报告,向公司领导汇报库存情况,包括库存数量、金额、积压情况等,并提出合理的库存管理建议。

3.**库存控制**

-行政部门应根据办公用品的使用情况和采购周期,合理确定办公用品的安全库存和最大库存。当库存数量低于安全库存时,应及时通知采购部门进行采

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