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办公室出差与报销管理制度

#办公室出差与报销管理制度

##一、目的

为了规范办公室员工出差管理，合理控制出差费用支出，确保出差工作的顺利开展，同时保障员工出差期间的工作与生活需求，结合公司实际情况，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于办公室全体员工。

##三、制定依据

1.国家相关法律法规，如《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国会计法》等。

2.行业通行的差旅费管理标准和规范。

3.公司过往出差与报销管理的实践经验及内部资料。

##四、具体内容

###出差审批

1.**出差计划申报**：员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差目的、地点、预计出差时间、行程安排、所需费用预算等信息。

2.**审批流程**：

-一般员工出差，由部门负责人审批；

-部门负责人出差，由分管领导审批；

-涉及重大项目或特殊情况的出差，需经总经理审批。

3.**紧急出差**：如遇紧急情况需要临时出差，员工应先口头向部门负责人和分管领导汇报，经同意后出差，并在出差后24小时内补办《出差申请表》审批手续。

###出差行程管理

1.**行程变更**：出差期间因工作需要变更行程的，员工应及时向原审批领导汇报，并重新填写《出差行程变更申请表》，说明变更原因、新的行程安排及费用预算调整情况，经审批后方可执行。

2.**工作汇报**：出差期间，员工应保持与公司的通讯畅通，按照公司规定定期向部门负责人汇报工作进展情况。

###交通工具选择

1.**公司根据出差目的地、紧急程度等因素确定交通工具的选择标准**：

-长途出差（距离超过[X]公里），原则上可选择飞机经济舱、火车硬卧/动车二等座；

-短途出差（距离不超过[X]公里），优先选择高铁、动车或长途汽车；

-市内交通应选择公共交通或经济实惠的出行方式，特殊情况需乘坐出租车的，应在报销凭证上注明原因。

2.**乘坐飞机的特殊规定**：如因工作紧急需要乘坐飞机头等舱、商务舱的，需提前经分管领导审批同意。

###住宿安排

1.**住宿标准**：根据出差地区的经济水平和消费水平，设定不同的住宿标准。住宿标准分为单人住宿标准和双人住宿标准，双人出差原则上应安排双人住宿。

-一线城市：单人住宿标准为[X]元/晚，双人住宿标准为[X]元/晚；

-二线城市：单人住宿标准为[X]元/晚，双人住宿标准为[X]元/晚；

-三线及以下城市：单人住宿标准为[X]元/晚，双人住宿标准为[X]元/晚。

2.**住宿选择**：员工应尽量选择公司协议酒店或经济型酒店住宿，以降低住宿成本。如因特殊情况需入住非协议酒店，需提前向部门负责人说明原因并获得批准。

###餐饮补贴

1.**补贴标准**：按照出差自然天数给予餐饮补贴，补贴标准为每人每天[X]元。

2.**特殊情况**：如因工作需要参加会议、培训等活动，活动主办方已提供餐饮的，相应扣除当天的餐饮补贴。

###出差费用报销

1.**报销凭证要求**：员工出差结束后，应在[X]个工作日内整理并提交报销凭证。报销凭证必须真实、合法、有效，包括但不限于机票、火车票、汽车票、住宿费发票、餐饮发票、出租车发票等，且发票抬头应与公司名称一致。

2.**报销流程**：

-员工填写《出差费用报销单》，将出差期间的各项费用按照类别分别填写，并附上相应的报销凭证，提交给部门负责人审核；

-部门负责人审核出差的真实性、费用的合理性以及报销凭证的完整性，审核通过后签字确认，提交给财务部门；

-财务部门对报销凭证进行合规性审核，重点审核发票的真实性、费用是否符合公司标准等，审核通过后提交给分管领导审批；

-分管领导对报销费用进行最终审批，审批通过后，财务部门方可进行报销付款。

3.**费用超标处理**：如因特殊情况导致某项费用超过公司规定标准的，员工应在报销时详细说明原因，并经分管领导审批同意后方可报销。未经审批的超标费用，公司不予报销。

###禁止报销事项

1.因个人原因产生的费用，如旅游、娱乐、购物等费用。

2.超过规定标准且未经审批的费用。

3.虚假、无效或不符合法律法规要求的报销凭证对应的费用。

##五、制度评审与反馈

1.**内部评审**：制度初稿完成后，组织办公室内部员工进行讨论和评审，收集员工的意见和建议，对制度进行初步修改和完善。

2.**法律审核**：将制度提交给公司法律顾问进行法律审核，确保制度内容符合法律法规的要求，避免潜在的法律风险。

3.**相关部门反馈**：将制度发送给与出差和报销管理密切相关的部门，如财务部门、人力资源部门等，征求他们的意见和建议。根据各部门的反馈