档案管理制度.docx

档案管理制度

#档案管理制度

##一、目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工所涉及的各类档案的管理。

##三、职责分工

1.**综合管理部门**

-负责制定和完善档案管理制度，并监督执行。

-负责公司档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。

-组织档案的鉴定和销毁工作。

2.**各部门**

-负责本部门档案的收集、整理，并定期移交至综合管理部门。

-协助综合管理部门做好档案管理工作。

##四、档案管理内容

1.**档案分类**：将档案分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案、项目档案等类别。

2.**档案收集**：各部门应按照规定及时将工作中形成的各类文件、资料收集齐全，移交综合管理部门。

3.**档案整理**：综合管理部门对收集的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。

4.**档案归档**：整理后的档案应按照规定的时间和要求进行归档，确保档案的完整性和系统性。

5.**档案保管**：设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，确保档案的安全存放。

6.**档案利用**：建立档案查阅、借阅制度，严格履行审批手续，确保档案的合理利用。

##五、档案鉴定与销毁

1.**档案鉴定**：定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。

2.**档案销毁**：对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。

##六、监督与考核

1.综合管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查和监督，发现问题及时整改。

2.将档案管理工作纳入部门和员工绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反档案管理制度的部门和个人，进行批评教育和相应的处罚。

##七、附则

1.本制度自发布之日起施行。

2.本制度由综合管理部门负责解释和修订。

##内部评审流程

1.**初稿完成后**：由综合管理部门组织相关部门负责人和业务骨干对制度初稿进行内部评审。评审重点包括制度的合理性、可操作性、与公司现有流程和文化的契合度等。

2.**评审会议**：召开专门的评审会议，各部门代表发表意见和建议，对制度中的条款进行逐一讨论，记录所有的问题和修改建议。

3.**修改完善**：综合管理部门根据评审意见对制度进行修改，形成第二稿。

##法律审核

1.**提交审核**：将修改后的制度提交给公司法律顾问或法律事务部门进行法律审核，确保制度符合相关法律法规的要求。

2.**反馈意见**：法律顾问或法律事务部门在规定时间内给出审核意见，指出制度中存在的法律风险和不符合法律规定的条款。

3.**再次修改**：综合管理部门根据法律审核意见对制度进行再次修改，形成第三稿。

##相关部门反馈

1.**征求意见**：将第三稿制度发送给各相关部门，征求部门内部员工的意见，重点关注制度在实际执行过程中可能遇到的问题。

2.**汇总反馈**：各部门在规定时间内将反馈意见汇总至综合管理部门。

3.**多轮修改**：综合管理部门对反馈意见进行分析和整理，根据实际情况进行多轮修改，直至制度完善。

##实施计划

1.**准备阶段**（[具体时间区间1]）

-成立制度实施小组，明确小组成员的职责分工。

-开展制度宣传工作，通过内部通知、培训会议等形式向全体员工传达档案管理制度的重要性和主要内容。

-准备档案管理所需的硬件设备和软件系统，如档案库房的整理、档案管理软件的安装调试等。

2.**实施阶段**（[具体时间区间2]）

-按照制度要求，各部门开始进行档案的收集、整理和移交工作。

-综合管理部门对档案进行统一的整理、归档和保管，建立档案管理台账。

-逐步推行档案查阅、借阅制度，规范档案利用流程。

3.**检查与完善阶段**（[具体时间区间3]）

-制度实施小组定期对档案管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。

-根据实施过程中出现的问题和员工的反馈，对制度进行进一步的完善和优化。

##培训方案

1.**培训目标**：使员工了解档案管理制度的重要性，掌握档案管理的基本知识和操作技能，提高员工的档案管理意识和水平。

2.**培训对象**：公司全体员工，重点是各部门负责档案管理工作的人员。

3.**培训内容**

-档案管理法律法规和政策解读。

-公司档案管理制度的详细讲解。

-档案收集、整理、归档、保管、利用等操作流程和技巧。

-实际案例分析，通过具体案例让员工更好地理解和应用档案管理制度。

4.**培训方式**

-集