文书学六章文档系统的建立.pptVIP

按机关工作的规律和联系01具有密切联系的多种文件系统组合在一起02请示与批复03问文与复文04发文存本定稿05批转转发件06的正件与附件07录音*内容相同载体不同的文件统一整理、编目，分别存放，在各种目录中相互参照。录像其他照片整理原则质量要求质量要求质量要求*是保证案卷质量最基本的要求2、必须注意保持文件之间的有机联系1、应归档的文件材料必须齐全完整3、归档文件整理必须符合规范，便于保管与检索利用*归档文件材料应当齐全完整将归档文件范围与文件登记簿相结合检查已收集齐全的归档文件的完整状况1、检查步骤2、检查归档文件完整状况的内容加强法制建设，健全规章制度加强检查（1）正本与附件（2）正本与不同稿本（3）文件与文件处理单（4）批转（转发）的通知与被批转（转发）的文件（5）内容上有直接联系的文件（6）页面完整*保持文件之间的有机联系形成规律管理要求单位工作的规律和联系文件的形成程序和内容、性质上的联系绝密级的归档文电单独整理保管特别重要或珍贵的归档文件单独保管按进馆与否和保管期限排列归档文件按不同制成材料整理归档文件一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本有多种联系或难于判断的，置于所有归档文件中，系统考虑防止失密重点保管避免重复劳动利于鉴定销毁区别措施，妥善保管*规范整理，便于保管、检索利用外形整理保管利用规范组合案卷或装案卷盒形成归档文件的目录和备考表根据《机关档案工作业务建设规范》或《归档文件整理规则》进行根据《文书档案案卷格式》或《归档文件整理规则》进行区分文件的保存价值*STEP5STEP4STEP3STEP2STEP1不是所有办理完毕的文件材料都需要立卷归档。依照《机关档案归档与不归档范围》、《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划分不同保管期限。对于：——保存价值大、保管期限长的文件，重点整理和保管——保存价值小、保管期限短的文件，根据条件区别对待——无保存价值、不需归档的文件，予以销毁。通过区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案室进行保管利用，以及到期移交进馆提供了方便。具体操作：《规则》从分类开始，即将不同保管期限的文件从实体上区分开来，各级档案部门对不同保管期限的文件提出不同的整理要求。【案例】短期卷文件可以简化整理要求（装订、排列允许直接按形成时间或文号排列）《归档文件整理规则》*即将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。是2001年1月1日施行的国家档案局推荐性行业标准，规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。一、特点*省略了组卷步骤简化了归档文件的排列简化了检索项目的填写简化了装订简化了整理工作的步骤和内容适用于计算机和手工两种整理方式二、意义*减少检索层次，提高检索效率与可靠性解决了利用与保密需求的矛盾有利于档案原件保护便于鉴定工作的开展提高整理工作的效率并节约费用有利于档案利用工作开展推动文档一体化进程技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。【案例】《XX核电合营有限公司档案资料管理条例》规定的归档范围1上级机关、董事会、总经理部文件；2合营公司的申请立项意向书、可行性研究报告、合营合同、章程及批准文件；3经济合同；4工程建设、生产运行、维护检修、安全管理、设备仪表、物质供应、计划统计；5财务管理、会计凭证、帐簿和报表；6人事管理、劳动工资、教育培训、公共关系；7科技研究、考察和会议材料、质保检查、技术管理；8党团工会文件9