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企业档案管理制度

一、总则

目的：为加强企业档案管理，规范档案管理工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥档案在企业生产经营、管理决策、文化建设等方面的作用，特制定本制度。

适用范围：本制度适用于企业总部及下属各分公司、子公司（以下统称“各单位”）的档案管理工作，包括各类文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。

管理原则：

统一领导原则：企业档案工作实行统一领导，由企业档案管理部门负责统筹规划和组织协调，确保档案管理工作的一致性和规范性。

分级管理原则：各单位按照职责分工，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用工作，接受企业档案管理部门的业务指导和监督检查。

完整性原则：全面收集和整理与企业各项活动相关的档案资料，确保档案内容完整，能够真实反映企业的发展历程和工作成果。

安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。

便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为企业各部门和员工提供便捷、高效的档案利用服务。

二、档案管理机构与职责

档案管理部门：企业设立专门的档案管理部门，负责企业档案工作的组织领导和业务管理。其主要职责包括：

制定和完善企业档案管理制度、标准和规范，指导和监督各单位的档案管理工作。

统筹规划企业档案资源建设，负责企业重要档案的收集、整理、保管和利用工作。

组织开展档案信息化建设，推进档案数字化工作，提高档案管理的信息化水平。

负责档案工作人员的业务培训和考核，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。

开展档案宣传和文化建设活动，增强企业员工的档案意识。

各部门职责：企业各部门是本部门档案工作的责任主体，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。其主要职责包括：

明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作。

按照企业档案管理制度和归档要求，及时收集、整理本部门在工作活动中形成的各类档案资料，并定期向档案管理部门移交。

负责本部门档案的保管和维护，确保档案的安全和完整。

根据工作需要，合理利用本部门档案，为业务工作提供支持。

档案工作人员职责：档案工作人员应具备相应的专业知识和技能，认真履行岗位职责。其主要职责包括：

负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、保管、统计等工作。

严格遵守档案管理制度和保密规定，确保档案的安全和保密。

熟练掌握档案管理系统和相关技术设备的操作，提高档案管理工作效率。

热情服务，及时为企业各部门和员工提供档案利用服务，解答档案利用中的问题。

三、档案分类与归档

档案分类方法：根据企业档案的内容和特点，采用[具体分类方法，如年度-机构-问题分类法、问题-年度分类法等]进行分类，确保档案分类科学、合理、便于管理和利用。

归档范围：企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等，均应纳入归档范围。具体归档范围包括但不限于：

企业行政办公文件，如会议纪要、通知、报告、请示、批复等。

企业经营管理文件，如合同、协议、财务报表、审计报告、市场调研报告等。

企业生产技术文件，如产品设计图纸、工艺文件、操作规程、质量检验报告等。

企业人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等文件。

企业党群工作文件，如党组织活动记录、工会文件、共青团文件等。

企业声像档案，如照片、录音、录像等资料。

归档时间：各部门应在文件材料形成后的[具体时间，如次年上半年]完成归档工作，确保档案的及时收集和整理。对于一些特殊情况，如重大项目档案、突发事件档案等，应在项目结束或事件处理完毕后的[规定时间]内完成归档。

归档流程：

文件材料收集：各部门档案管理人员按照归档范围，及时收集本部门形成的文件材料，并进行初步筛选和整理。

文件材料整理：对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保文件材料的系统性和规范性。

档案移交：各部门将整理好的档案按照规定的时间和要求，向档案管理部门办理移交手续，填写档案移交清单，双方签字确认。

四、档案保管与保护

保管环境要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘、防污染等基本条件，保持库房内温度、湿度适宜。温度应控制在[具体温度范围，如14-24℃]，相对湿度应控制在[具体湿度范围，如45%-60%]。

设施设备配置：配备必要的档案保管设施设备，如档案密集架、档案柜、温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。

定期检查维护：档案管理部门应定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。检查内容包括档案的完整性、安全性、存放秩序等，对损坏的档案应及时进行修复。

档案备份：对重要档案应进行备份，采用异地备份、电子备份等方式，确保档案信息的安全。定期对备份