《会议策划与组织（第4版）》课件 任务五 秘书人员会务工作的要求.pptx

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列

会务工作概述模块1

目录Contents认识会议任务1任务2会议要素任务3会议的种类任务4会议的弊端及对策任务5秘书人员会务工作的要求

Part01项目描述会议是人类最常见的一种沟通方式，是人们协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。正是因为会议对人类的重要意义，所以研究会议的规律，提高会议的质量一直是人们现实工作的迫切需要。要想提高会务管理能力，首先应该对会议有一个全面的认识和了解。

Part02学习目标了解秘书人员会务工作的要求1熟悉和掌握业务技能，加强心理素质2任务五秘书人员会务工作的要求

Part03案例导入思考想一想，作为秘书人员应该具备什么样的素质和能力？在一次剪彩仪式上，公司领导临时多邀请了一位老首长上台剪彩，礼仪小姐准备的剪刀不够用了。正当大家觉得手足无措时，在场的秘书小王不慌不忙地从口袋里掏出一把备用剪刀，亲自送到了首长面前。事后大家好奇地问小王为什么正好会有一把剪刀，小王微微一笑，从另一个口袋里又掏出一把剪刀，“如果再多一位领导我也不怕。”

Part04项目驱动123职业道德要求业务素质要求心理素质要求

Part04项目驱动树立正确的服务观念爱岗敬业，严格自律严守纪律，保守机密一、职业道德要求

服从会议组织者或领导的会务工作要求，确保会议和各项组织活动成功完成；1保证会场的各种设施完好，消除各种隐患；2主动做好会议的各种准备工作，确保会议按要求召开；3主动热情地接待会议代表，妥善安排食宿、生活、行程；4Part04项目驱动一、职业道德要求（一）树立正确的服务观念

Part04项目驱动以认真负责的态度处理会议期间的各种应急事务；5妥善保管会议的各种文件资料；6细心周到地做好会议的各项服务工作。7一、职业道德要求（一）树立正确的服务观念

Part04项目驱动在办会的过程中，秘书人员必须时刻保持高度的责任感，严格要求自己，对自己的工作绝不允许有丝毫的马虎和懈怠，更不能因为人为原因导致任何疏忽和纰漏。会议期间秘书人员会接触到一些财物、设备和资金，这就要求秘书人员能够严格自律，分清公私，绝不利用会议滥发钱物，以会谋私，以权谋私。一、职业道德要求（二）爱岗敬业，严格自律

Part04项目驱动秘书不得泄露的会议机密主要包括：0102重要会议的时间、地点、参加人重要会议的议题、程序03会议讨论的过程，方案形成的过程04参与者的主要观点05会议中尚未决定的事项，未公开的文件一、职业道德要求（三）严守纪律、保守机密

Part04项目驱动06参与者，特别是参会领导的个人信息，活动情况07领导人未公开的讲话08会议内部传达的文件、发布的消息09会议记录、录音、录像等一、职业道德要求（三）严守纪律、保守机密

Part04项目驱动010203娴熟的服务技能出色的沟通能力灵活的应变能力二、业务素质要求

Part04项目驱动秘书人员不仅要有良好的服务意识，还要有过硬的服务技能。除了接待技能、会务服务技能外，会场布置、会议设备的使用维护技能也是秘书人员应该具备的，如：会前设计制作会标、制作各种标语横幅、会场布置会场花卉及装饰品的选择与摆放会议家具、设备的摆放，座位的排序使用和操作各种会议灯光、音响、投影、电脑、录音录像设备和器材等二、业务素质要求（一）娴熟的服务技能

Part04项目驱动注意词句的选择，善于运用形象的语言，防止出现歧义和误解；秘书人员在进行会议沟通时，要注意以下几个方面：对不同的对象采用不同的沟通方式；01善于聆听，并给予积极的回应；0203二、业务素质要求（二）出色的沟通能力

Part04项目驱动注意运用重音、停顿，准确无误地传递信息；配合适度的手势和体态，增强语言的影响力和感染力；用真诚、热情、机智、幽默来应对不同的会议场合和不同的对象。040506二、业务素质要求（二）出色的沟通能力

Part04项目驱动秘书的应变大体上分为两类：被动应变即临场应变，就是在毫无准备或缺乏准备的条件下，面对突然发生的意外情况和困境从容反应，恰当处理。主动应变所谓主动应变就是秘书人员能够主动观察到会议进程中的各种可能出现的情况，做到防患于未然。二、业务素质要求（三）灵活的应变能力

Part04项目驱动性格开朗，积极乐观良好的自控能力和抗压能力宽容大度，善解人意自我调节能力强三、心理素质要求

Part05技能训练早春二月，记者在京西宾馆采访市政协九届四次会议期间，一位年过五旬的女同志引起了我的注意。宾馆大厅：政协领导欢迎委员到会的队列中，有她亲切的笑容；会场内外：安排会议程序、发布公告简报时，有她