《会议策划与组织（第4版）》课件 任务一 会议计划.pptx

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列

会前计划与准备模块2

目录Contents会议计划任务1任务2会议机构的组成和人员的选择任务3会议预算任务4会议选址和布置任务5会议文件的准备

Part01项目描述会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。

Part02学习目标任务一会议计划了解会议计划1学会编制会议方案2熟悉会议议程、日程及程序3

Part03任务导入某单位近期要召开一次全体员工代表大会，商讨新一年计划的部署。秘书人员作为会议筹备组的成员，在第一时间接到了领导的指示……思考假如你是秘书人员，在接到任务后，会怎样做？会议该怎么安排？

会议计划一般由负责筹备会议的主要领导人提出基本思路和整体方案，由秘书人员具体落实，形成文字。制订会议计划时应尽量考虑地周密细致，照顾到各种可能出现的情况，并拿出相应的会议方案。Part04项目驱动一、制定会议计划（一）会议计划的制定

Part04项目驱动会议的目的，召开的必要性、可行性；1会议的日期、时间、地点；2经费预算，经费来源、主要开支；3与会者身份、人数；4会议通知和请柬；5会场的选择和布置；6会场的各种配套设施；7安全措施；8会议形式；9信息发布的方式；10会议组织者分工及各自的职责、任务；11会议相关文件的起草、审定、印制。12一、制定会议计划（二）会议计划的主要内容

Part04项目驱动01会议概述02会议主题03会议形式04会议日程安排05会议经费来源及预算06会议的准备工作07其他需要说明的事项二、会议方案（一）会议方案的内容

Part04项目驱动标题01正文02落款或签署03（二）会议方案的格式二、会议方案

Part04项目驱动理由充分，意义明确12条理清楚，叙述简洁3内容详细，要求具体（三）会议方案的写作要求二、会议方案

会议议程是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。会议议程不仅能够规范会议的内容，而且能够约束沟通的次序与沟通的节奏，起着固定会议次序的作用。Part04项目驱动三、会议的议程、日程和程序（一）会议议程

Part04项目驱动在安排会议议程时，应遵守以下两个原则：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，紧要的事项应排在议程的前端处理，不紧要的事项则应排在议程的后端处理。01每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来，这样做可以节省与会者的时间，提高会议效率。02三、会议的议程、日程和程序（一）会议议程

Part04项目驱动[]会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应具体列出每天每个时间段会议的详细内容，用以控制会议的进程。日程表一般会在会议前发放到与会代表手中，让他们根据会议的安排进行准备。会议日程不仅包括会议的主题活动，还包括会议的各项辅助活动，如聚餐、游览、参观、娱乐等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程。（二）会议日程三、会议的议程、日程和程序

Part04项目驱动日期时间内容地点负责人备注×月×日（星期×）上午8点～11点开幕式上××同志作报告大礼堂张平下午2点～6点分组讨论，××同志作报告小会议室徐江晚上7点～9点主席团开会，代表看文艺演出小会议室××剧院徐江×月×日（星期×）上午………………下午………………晚上………………×月×日（星期×）上午………………下午………………上午………………（二）会议日程三、会议的议程、日程和程序

Part04项目驱动会议程序具体规定了一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议的内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。会议应严格按照具体的程序和规定的时间一项项进行。××公司销售会议程序2：00－2：30来宾签到2：30－2：45开幕致词2：45－3：25网络安全解决方案培训培训内容包括：网络安全技术及全系列相关产品基于SSLVPN的远程接入方案行业安全成功应用方案3：25－3：35茶歇3：35－4：15××企业移动解决方案培训

培训内容包括：××移动终端与企业网互联实现企业移动电子邮件4：15－4：35渠道策略与招募计划介绍4：35－4：50自由问答4：50－5：00抽奖活动5：00结束（三）会议程序三、会议的议程、日程和程序

Part05技能训练由中国企业联合会和企业家协会主办、广科文化传播有限公司协办的“优秀企业成功经验高层研讨会”，将于2016年5月18日在广东省珠海市举行，会期四天。会议将邀请美国通用电气公司、摩托罗拉公司、海尔公司的高层领导参加，同时也将邀请一些知名企业的董事长、总经理、高级管理人员以及一些知名