《会议策划与组织（第4版）》课件 任务三 会议文件的收集、整理和归档.pptx

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列

会议善后工作模块5

目录Contents参会人员送别任务1任务2会场清理与会费结算任务3会议文件的收集、整理和归档任务4会议精神的传达与落实任务5会议评估与总结

Part01项目描述会议结束以后，秘书人员的工作仍然没有结束，必须做好善后工作，保证会议的善始善终。会议的善后工作主要包括参会人员送别、会场清理、会费结算，以及会议文件的清退、收集、整理与归档，会议决定事项的落实、会议评估与总结。

Part02学习目标掌握收集和整理会议文件的程序和方法1熟悉归档原则及归档方法2任务三会议文件的收集、整理和归档

Part03任务导入想一想你认为会后哪些文件是需要整理和收集的？为什么？如何收集和整理会议文件？

Part04项目驱动[]会议文件的清退是指会议结束后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。秘书人员要做好文件清退的催办和回收工作，及时清退文件，以免泄密或耽误会议文件的整理立卷。一、会议文件的清退

Part04项目驱动确定好会议文件的收集范围；01保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角；02文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补；03收集过程中注意保密；04收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。05二、会议文件的收集（一）会议文件收集的要求

Part04项目驱动会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。1会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。2会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。3二、会议文件的收集（二）会议文件收集的范围

Part04项目驱动向全体与会人员收集文件向会议领导人、召集人和发言人收集文件向会议的有关工作人员收集文件，如会议的记录人、文书的起草人等二、会议文件的收集（三）会议文件的收集渠道

Part04项目驱动文字记录会议录音三、会议文件的整理（一）整理会议记录

Part04项目驱动会议记录人亲自整理整理会议记录过程中，要对原始记录内容进行鉴别和取舍补正过之或不足之处修正用词和语法错误，保持记录条理清晰，语言表达准确通、会议文件的整理（一）整理会议记录整理会议记录应注意以下问题1

Part04项目驱动删除补充送审整理录音的技术问题更正三、会议文件的整理（一）整理会议记录整理会议录音，要注意录音的特点2

Part04项目驱动会议纪要的概念和类型1会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议材料提炼综合而成的。三、会议文件的整理（二）印发会议纪要

Part04项目驱动会议纪要与会议记录的区别区别会议纪要会议记录1.内容和性质不同会议纪要只记要点，是法定行政公文讨论发言的实录，属事务文书2.功能不同通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档会议纪要的概念和类型1三、会议文件的整理（二）印发会议纪要

Part04项目驱动标题成文日期正文概述式条款式发言式会议概况会议事项：会议听取了_____________会议讨论了_____________会议认为_______________会议指出_______________会议通过了_____________会议决定_______________一、××××会议讨论了___________二、××××会议认为_____________三、××××会议决定_____________会议听取了______________会议讨论了_______________××同志指出_____________××同志强调_____________××同志强调指出_________会议同意_____________结尾：会议呼吁_____________会议号召_____________会议希望_____________会议号召_____________会议恳切呼吁_________会议希望_____________会议纪要的格式和写法2三、会议文件的整理（二）印发会议纪要

Part04项目驱动接收者确认4领导签字5打印成文、印制分发6整理、完善会议记录1起草、编写会议纪要2确定印发范围3归档保存7印发会议纪要的工作程序3三、会议文件的整理（二）印发会议纪要

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