《会议策划与组织（第4版）》课件 任务二 会场清理与会费结算.pptx

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列

会议善后工作模块5

目录Contents参会人员送别任务1任务2会场清理与会费结算任务3会议文件的收集、整理和归档任务4会议精神的传达与落实任务5会议评估与总结

Part01项目描述会议结束以后，秘书人员的工作仍然没有结束，必须做好善后工作，保证会议的善始善终。会议的善后工作主要包括参会人员送别、会场清理、会费结算，以及会议文件的清退、收集、整理与归档，会议决定事项的落实、会议评估与总结。

Part02学习目标了解会场清理的内容及程序1熟悉会费结算的流程及方法2任务二会场清理与会费结算

Part03案例导入（课本P98）某出版社主办的高校大学英语教学及教材出版研讨会在杭州举行。会议规定，所有会议经费、车费、住宿费都由出版社承担，会议不安排旅游项目。代表们15日全天报道，18日上午离会。每位与会人员可携带一名家属，但家属费用应按会议统一标准自行解决。会费结算时间定在17日晚20点开始，地点在酒店17层的会议室——会务组办公室。20点整，会务组外的楼道里排起了长队……思考该出版社哪些方面服务不到位?他们怎样做才能避免与会者结账排长队？

Part04项目驱动会场用具会议文件一、会场清理

Part04项目驱动会场清理的内容和程序01将租用或借用的设备、器材还给租用或借用单位；不能及时归还的，应入库并派专人保管。02撤走会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植等。03清点会议用品、用具，能再次使用的要归库管理。04将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗干净。一、会场清理

Part04项目驱动会场清理的内容和程序05撤走会场外的会议标志，如通知牌、方向标等。06清理回收会议文件。07通知配电人员切断会场不再使用的电源；通知服务人员关闭会场。一、会场清理

Part04项目驱动会费结算包括两项内容：会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用0102会务组和单位财务部门的结算二、会费结算

Part04项目驱动会议结束后，秘书人员应及时与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租借费、设备使用费以及开会期间的其他相关费用。如果是由会议组织方承担全部费用的会议，会务秘书要及时和酒店结清住宿费，开具好发票，以便回单位进行财务结算。二、会费结算（一）住宿费、会场租赁费等费用的结算

Part04项目驱动会议经费的付款方法和付款时间参考表项目费用确认付款时间付款方法会场租金事先商定会后支票或现金设备租金事先商定会后支票或现金培训费事先商定活动后现金支付资料和用品费用事先申请当场结算或会后结算现金支付食宿费事先商定会后支票或现金会中交通费事先申请当场结算或会后结算支票或现金其他事先确认活动后按账单支票或现金支付二、会费结算（一）住宿费、会场租赁费等费用的结算

Part04项目驱动会议结束后，会务工作人员与财务人员应按照会议经费预算计划，进行会议开支的财务决算。如果决算中超出了经费预算指标，要说明充分理由才能报销。否则，财务将不予报销。二、会费结算（二）和单位财务部门的决算

Part05技能训练模拟一次由某企业承办，所有费用都由与会者担负，承办方只负责会务组织和服务的中型会议。会议有市领导参加，会上设主席台，会场采用大小合适的正方形会议室，会议室有两个入口。主持人宣布会议结束的同时，宣布离席顺序：主席台领导先从会议室右侧门离场，会务组人员引导其他与会者从左侧门离场。会后有些特殊情况需要安排，第一，会议在旅游区举行，但会议没有安排旅游，会上有20人准备多住两天，游览当地风光；第二，多数与会者是乘坐飞机或火车来开会的，有12人是自驾来的。案例

Part05技能训练要求1.全班分成若干小组，其中一组人员扮演会议主持人和服务人员，其他组扮演与会者。2.模拟散会时的情景。3.为参会者发放预订的车船机票。4.为参会者开具会费正式发票。5.为自驾的与会者安排好返回途中可能出现的问题解决方案。

Part06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般了解会场清理的内容及程序熟悉会费结算的流程及方法

谢谢Thankyou