《会议策划与组织（第4版）》课件 任务三 参展方的主要工作.pptx

秘书会务管理教育部十四五职业教育规划教材·现代秘书系列

会展服务模块9

目录Contents认识会展任务1任务2办展方的主要工作任务3参展方的主要工作

Part01项目描述参展方是指受会展组织者邀请，通过订立参展协议书或会展合同，于特定时间在展出场所展示产品或服务，以宣传自身形象、推出新的产品或服务、寻找新的目标顾客、实现销售与订货等营销目的的组织。

Part02学习目标参展的初步准备1参展的方案策划2任务三参展方的主要工作参展前的主要准备工作3参展时的主要工作4撤展后的主要工作5

Part03案例导入亚洲规模最大的汽车零部件、维修检测诊断设备及汽车用品展览会于12月2日至5日在国家会展中心（上海）举办。博世、CTP、ITW、辉门及力魔等业界领军企业都在今年展会期间举办了推广活动，通过多场研讨会进一步巩固其品牌形象，推介新产品与技术，还有各类新闻发布会及专业培训课程相继登场。思考企业为什么要参加展览会？企业应如何参展？

Part04项目驱动考虑因素主要有：会展性质、会展知名度、展览内容、展览时间、展览地点等。（一）确定参展的主要目标一、参展的初步准备（二）选择合适的展览会

Part04项目驱动与选择好的展览会办展单位取得联系，获得对方传真或邮寄过来的招展资料；了解参展所需的各项费用及其付款形式，考虑汇率波动，初步进行参展的财务预算；尽早预定展位；与办展方签定参展合同，并按合同要求及时支付展位租金或定金三）参展申请与展位确定一、参展的初步准备

Part04项目驱动选择并准备参展产品，设计其用于参展的特有标识；1根据每一类、每一种拟展示产品的特点，设计其适宜的展示方式；2根据塑造品牌形象的需要，设计参展展台的结构、装潢与装饰，以及与展台配合的各种声、光、电效果，并报办展方批准；3制定参展前的宣传推广计划，包括如何与国内外潜在客户及目前客户联络，宣传广告的设计，《展览宣传册》和其他宣传资料的设计，宣传媒介的选用等；4二、参展的方案策划

Part04项目驱动设计参展时的活动方案，包括对展览期间的信息发布、产品推介、现场促销、展览礼仪、模特走秀等的策划；5设计参展人力资源的配置和培训方案，除本企业员工外，还应对拟短期聘请的代言人、翻译、模特、公关、营销人员的着装、风度进行设计，并对其参加各种活动所需技能制定培训方案；6尽量全面搜集前人办展所遇到的意外及其应急措施，在此基础上设计尽可能详细的参展应急预案；7对参展涉及的各项费用进行详细预算。8二、参展的方案策划

Part04项目驱动01严格按进度对展位进行装修与装饰，做好各项展示所需设备的布置；02准备好各种宣传材料与相关文件；03就如何接待、回应来访观众制定严密细致的工作程序；04着手联系拟邀请的新老顾客，并按计划逐步推开战前的宣传推广工作；三、参展前的主要准备工作

Part04项目驱动05根据参展活动策划落实对嘉宾、记者的邀请，对代言人、翻译、模特等的聘请；06对参与展出活动的本企业员工和外聘人员进行培训；07进一步确定参展的展品，定制好展品、样品、宣传品、奖品等，安排运输；08携带参展所需的各项资料，到达参展地，安排参展物品的运入；09详细检查展台的装饰、装潢和各项设施，根据设计方案布置展品。三、参展前的主要准备工作

Part04项目驱动1按照接待访问观众的程序，详细记录每一位到访客户的情况及要求；如有必要，可以安排回访。2展览期间的新闻发布、产品推介、专题讨论、有奖调查等活动，按照方案有条不紊地开展，保持较强的宣传营销力度。3每日将潜在商机及顾客访问、交易资料汇总呈报给企业总部，以便及时得到回应和指示。4每日向参展员工通报和分析展览形势，根据不同情况商讨灵活的应对策略。5对特殊客户的特殊要求及时请示汇报，并及时向客户反馈总部给出的答复，既不擅自作主，也不随意拖延。6对过于拥挤、争抢赠品情况的事前预测与应急准备。7对展览现场过于冷清情况的必要准备，如备好主动邀请、访问的名单，临时增加宣传项目等。8调查了解其他参展商的参展情况，获取本行业产品、技术、营销等方面的新资讯，并整理汇报。9对展览场地实地观察后，尽早预约明年场地。四、参展时的主要工作

Part04项目驱动展后跟进主要包括：及时整理资料，处理参展期间获得的商机；继续销售；利用感谢之机，回访和问候客户等。01对展览活动的评估主要包括：对本企业的参展工作、展出质量以及展出效果进行评估，还包括对整个展览的办展规模、办展水平、办展效果、办展前景等的评估，为以后是否继续参加该展览会，以及如何更好地参加该展览会提供经验积累。02五、撤展后的主要工作

Part05技能训练任务组织以全国荷花展览会参展商的名义，完成一系列的参展工作。小组之间互相点评，老师做总结性陈述，并给出建议。任务实施按