《档案管理学》课件：现代档案保管与利用实务.ppt

《档案管理学》PPT课件：现代档案保管与利用实务本PPT课件旨在系统介绍现代档案管理的核心理念与实践操作，涵盖档案保管的各个环节，从基础理论到实际应用，深入探讨纸质、电子、声像及特殊载体档案的保管方法，并着重强调档案的利用途径与安全管理，为档案工作者提供全面的指导与参考。

课程介绍：档案管理的重要性档案管理是国家和社会各项事业发展的重要组成部分，它不仅是对历史的记录，更是连接过去、现在和未来的桥梁。良好的档案管理能够为决策提供依据，为科研提供素材，为文化传承提供载体。在信息化时代，档案管理面临着新的挑战和机遇。如何有效地管理日益增长的电子档案，如何确保档案信息的安全可靠，如何更好地利用档案信息服务社会，这些都是我们需要深入思考和解决的问题。

档案的定义与特征1定义档案是指人们在各项社会活动中直接形成的，以各种形式记录下来的具有保存价值的历史记录。它既包括传统的纸质档案，也包括现代的电子档案、声像档案等。2特征档案具有原始性、真实性、凭证性、历史性、系统性等特征。这些特征决定了档案在社会各个领域中具有重要的作用和价值。3分类按形成机构、内容、形式等不同标准，档案可以分为多种类型，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。

档案的价值与作用凭证价值档案是各项社会活动的真实记录，具有重要的凭证价值，可以为各项决策提供依据，维护社会公平正义。参考价值档案蕴含着丰富的历史信息和经验教训，可以为科学研究、文化传承、社会发展提供重要的参考价值。文化价值档案是人类文明的宝贵遗产，具有重要的文化价值，可以传承历史文化，弘扬民族精神。

现代档案管理的发展趋势信息化档案管理的信息化是现代档案管理的重要趋势。通过建立档案管理信息系统，可以实现档案信息的数字化、网络化管理，提高档案管理的效率和水平。标准化档案管理的标准化是现代档案管理的重要保障。通过制定和实施档案管理标准，可以规范档案管理的各项活动，确保档案信息的质量和安全。社会化档案管理的社会化是现代档案管理的重要方向。通过向社会开放档案信息，可以更好地发挥档案的社会效益，服务社会发展。

第一部分：档案保管基础原则与要求档案保管应遵循完整性、真实性、安全性、经济性等原则，并满足防盗、防火、防潮、防虫、防尘等要求。收集与整理档案材料的收集应全面、系统，整理应规范、有序，确保档案信息的完整性和可利用性。分类与编号档案的分类应科学、合理，编号应统一、规范，便于档案的检索和利用。鉴定与评估档案的鉴定应客观、公正，价值评估应科学、合理，为档案的保管和利用提供依据。

档案保管的原则与要求完整性档案保管必须确保档案信息的完整性，不得随意删改、抽取档案材料。1真实性档案保管必须确保档案信息的真实性，不得伪造、篡改档案信息。2安全性档案保管必须确保档案信息的安全性，防止档案信息的丢失、泄露、损毁。3经济性档案保管应考虑经济性，采用经济合理的保管方法和技术，降低档案保管的成本。4

档案材料的收集与整理1收集全面收集各项社会活动中形成的具有保存价值的档案材料。2鉴别对收集到的档案材料进行鉴别，确定其保存价值和保管期限。3整理对档案材料进行分类、排序、编目，使其系统化、规范化。

档案的分类与编号1分类按档案的形成机构、内容、形式等进行分类。2方案制定科学合理的档案分类方案。3编号采用统一规范的编号方法对档案进行编号。

档案的鉴定与价值评估档案鉴定是对档案的真实性、完整性、合法性进行鉴别，价值评估是对档案的凭证价值、参考价值、文化价值进行评估，为档案的保管和利用提供依据。

档案的著录与目录编制著录对档案的题名、责任者、时间、地点等进行记录，形成档案著录信息。编制按照一定的规则和标准，将档案著录信息编制成档案目录，方便档案的检索和利用。

第二部分：档案保管环境控制库房设计与建设档案库房的设计应符合档案保管的要求，保证档案的安全和稳定。温湿度控制档案库房应保持适宜的温湿度，防止档案受潮、发霉、变质。防虫防霉档案库房应采取有效的防虫、防霉措施，防止档案被虫蛀、霉变。

档案库房的设计与建设选址选择地势较高、环境干燥、远离污染源的地点建设档案库房。结构采用防火、防潮、防盗的建筑结构，确保档案的安全。布局合理规划库房内部布局，设置档案存放区、整理区、阅览区等功能区。

档案库房的环境温湿度控制温度控制库房温度在14-24℃之间，避免温度过高或过低。湿度控制库房湿度在45%-60%之间，避免湿度过高或过低。通风保持库房通风良好，定期进行空气循环，防止潮湿和霉变。

档案库房的防虫、防霉措施预防定期清洁库房，保持库房的清洁卫生，减少虫霉滋生的机会。处理使用无毒、无害的防虫、防霉药物，对库房进行定期消毒处理。监控定期检查档案，发现虫霉及时处理，防止扩散。

档案库房的防火、防盗措施防火库房内严禁吸烟、用火，配备灭火器等消防设备，定期进行消防演练。