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办公车辆使用管理制度

一、目的

为加强公司办公车辆的管理，提高车辆使用效率，确保车辆使用安全，降低运营成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有办公车辆以及使用公司办公车辆的部门和员工。

三、车辆管理部门及职责

1.行政部门：作为公司办公车辆的统一管理部门，负责车辆的购置、调配、报废等相关手续办理；制定和完善车辆使用管理制度，并监督执行；负责车辆的日常调度安排，确保车辆使用合理有序；对车辆的维护保养、保险理赔等事宜进行统筹管理。

2.财务部门：负责对车辆使用相关费用进行预算编制、审核报销以及费用统计分析等工作，严格把控车辆使用成本。

四、车辆使用规定

1.车辆使用申请

员工因公务需要使用公司车辆，应提前填写《车辆使用申请表》，注明用车部门、用车人、用车事由、出发地点、预计返回时间、预计行驶里程等信息。

市内用车，提前[X]小时申请；市外长途用车，需提前[X]天申请。申请经部门负责人审核同意后，交至行政部门审批。

2.车辆调度原则

行政部门根据车辆使用申请情况，按照“先急后缓、保障重点”的原则进行车辆调度。优先保障重要公务活动、紧急业务以及多人同时出行的用车需求。

若申请时间冲突，在不影响工作的前提下，由行政部门与各申请部门协商调整用车安排。

3.车辆使用权限

公司办公车辆仅限公司员工因公务使用，严禁私自挪用、转借车辆。未经批准，员工不得擅自驾驶公司车辆办理私事。

驾驶公司车辆的员工必须持有相应准驾车型的有效驾驶证，且驾龄满[X]年以上，熟悉交通法规和车辆性能。

4.车辆使用规范

驾驶员在出车前应对车辆进行检查，包括车辆外观、轮胎气压、制动系统、燃油量等，确保车辆处于良好状态。如发现车辆存在故障或安全隐患，应及时报告行政部门安排维修。

驾驶车辆时，驾驶员应严格遵守交通法规，安全文明驾驶，严禁超速、疲劳驾驶、酒后驾驶等违规行为。因驾驶员违规驾驶导致的交通事故及相关损失，由驾驶员承担相应责任。

车辆使用过程中，乘车人员应系好安全带，不得在车内吸烟、乱扔垃圾，保持车内整洁。

车辆到达目的地后，驾驶员应将车辆停放在指定停车场或安全地点，关闭车窗、锁好车门，妥善保管车辆钥匙。若因车辆停放不当导致车辆损坏或丢失，驾驶员应承担相应责任。

5.车辆使用记录

驾驶员每次出车均需填写《车辆行驶记录表》，如实记录出车时间、地点、事由、行驶里程、加油情况等信息。《车辆行驶记录表》应定期交至行政部门存档，作为车辆使用统计和费用核算的依据。

五、车辆维护保养

1.日常保养

驾驶员负责车辆的日常保养工作，包括车辆清洁、定期检查机油、冷却液、刹车油等液位，以及轮胎气压、灯光等部件的检查维护。保持车辆外观整洁，车内干净卫生。

行政部门定期对车辆日常保养情况进行检查，督促驾驶员做好车辆保养工作。

2.定期保养

公司办公车辆应按照车辆使用说明书的要求，定期到指定的汽车维修厂进行保养。行政部门负责制定车辆定期保养计划，并通知驾驶员按时进行保养。

车辆保养费用由行政部门审核后，交财务部门报销。在保养过程中，如发现车辆存在其他故障需要维修，维修厂应提前通知行政部门，经审批同意后方可进行维修。

3.车辆维修

车辆在使用过程中如出现故障，驾驶员应及时报告行政部门，并将车辆送至指定的汽车维修厂进行维修。维修前，维修厂应出具详细的维修清单和费用预算，经行政部门审核同意后，方可进行维修。

车辆维修费用报销时，需提供维修清单、发票等相关凭证，经行政部门审核、财务部门审批后予以报销。对于超出预算的维修费用，需说明原因并经公司领导批准后方可报销。

六、车辆费用管理

1.燃油费用

公司办公车辆实行定点加油制度，行政部门统一办理加油卡。驾驶员在加油时，应使用加油卡进行加油，并妥善保管加油凭证。

行政部门根据《车辆行驶记录表》和加油凭证，定期对车辆燃油消耗情况进行统计分析，如发现燃油消耗异常，应及时查明原因并采取相应措施。

2.保险费用

行政部门负责公司办公车辆的保险事宜，根据车辆使用情况和公司要求，选择合适的保险公司和保险险种。车辆保险费用由财务部门统一支付。

3.其他费用

车辆使用过程中产生的过路费、停车费等其他费用，由驾驶员在报销时填写费用报销单，并附上相关票据。经部门负责人审核、行政部门审批后，交财务部门报销。

七、车辆违规及事故处理

1.违规处理

驾驶员在驾驶公司车辆过程中，如发生交通违规行为，所产生的罚款由驾驶员自行承担。行政部门定期查询车辆违章记录，并通知驾驶员及时处理。

若因驾驶员多次违规驾驶，导致公司车辆保险费用增加，增加部分的费用由驾驶员承担一定比例，具体比例由公司根据实际情况确定。

2.事故处理

车辆发生交通事故后，驾驶员应立即停车，保护现场，及时报警并通知行政部门和保险公司。如有人员伤亡，应立即采取急救措施。

驾驶员应积极配合