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学校学术活动管理办法

第一章总则

第一条目的

为加强学校学术活动的规范管理，营造良好的学术氛围，促进学术交流与合作，提高学校整体学术水平，特制定本管理办法。

第二条适用范围

本办法适用于学校组织或参与的各类学术活动，包括但不限于学术讲座、学术会议、学术论坛、学术竞赛以及学术交流访问等。

第三条管理原则

1.学术性原则：活动应围绕学校学科建设和教学科研需求，突出学术价值，鼓励学术创新。

2.规范性原则：活动的策划、组织、实施和总结等各个环节应遵循相关规定和程序，确保活动有序开展。

3.安全性原则：活动组织者应高度重视安全问题，制定安全预案，确保活动期间人员和财产安全。

第二章活动组织与申报

第四条活动组织主体

学校学术活动可由学校各学院、系（部）、研究机构、职能部门以及学生社团等组织开展。鼓励跨部门、跨学科联合组织学术活动，以整合资源，提高活动质量。

第五条活动申报

1.申报时间：举办学术活动应提前申报，一般情况下，国内学术活动应提前[X]周提交申报材料，国际学术活动应提前[X]个月提交申报材料。

2.申报材料：

《学校学术活动申请表》，包括活动名称、举办时间、地点、主办单位、承办单位、活动主题、目的、内容、预期效果、经费预算等信息。

活动详细方案，包括活动议程安排、演讲嘉宾或参会人员信息、宣传推广方案等。

若涉及校外人员参与，需提供校外人员的相关资质证明材料。

3.审批流程：

活动组织者将申报材料提交至所在单位审核。

所在单位审核通过后，提交至学校科研管理部门（或相关职能部门）进行审批。

对于重大或涉及多部门的学术活动，由学校科研管理部门组织相关部门进行联合评审，根据评审意见决定是否批准。

第三章活动实施与管理

第六条活动筹备

1.活动通知发布：活动获批后，组织者应及时发布活动通知，通知内容应包括活动时间、地点、主题、议程、主讲人简介等详细信息。通知应通过学校官方网站、校内公告栏、电子邮件等多种渠道发布，确保师生知晓。

2.场地安排与布置：根据活动规模和需求，提前申请合适的场地，并进行合理布置，确保场地设施满足活动要求，营造良好的活动氛围。

3.嘉宾邀请与接待：对于邀请的校外嘉宾，应提前发出正式邀请函，并做好行程安排、住宿、餐饮等接待工作，确保嘉宾顺利参加活动。

4.宣传推广：活动组织者应制定详细的宣传推广方案，通过多种媒体渠道对活动进行宣传，提高活动的知晓度和参与度。宣传内容应真实、准确，突出活动的学术价值和亮点。

第七条活动现场管理

1.签到与入场管理：活动现场应设置签到处，对参会人员进行签到登记。合理安排入场时间和秩序，确保人员有序入场。

2.活动秩序维护：安排专人负责活动现场秩序维护，确保活动按计划进行。及时处理现场突发情况，保障活动安全、顺利进行。

3.设备保障与技术支持：提前调试好活动所需的音响、灯光、投影等设备，确保设备正常运行。活动期间，安排专业技术人员提供技术支持，及时解决设备故障等问题。

4.活动记录与资料收集：安排专人负责活动的记录工作，包括拍照、录像、记录活动过程中的重要发言和讨论内容等。活动结束后，及时收集整理活动相关资料，如活动总结报告、嘉宾讲稿、参会人员反馈意见等，建立活动档案。

第八条活动经费管理

1.经费来源：学术活动经费来源包括学校专项拨款、科研项目经费、社会捐赠、活动赞助以及其他合法收入等。

2.经费预算与审批：活动组织者应根据活动实际需求编制详细的经费预算，经所在单位审核后，报学校财务部门审批。经费预算应严格按照学校财务制度和相关规定执行，确保经费使用合理、合规。

3.经费使用与报销：活动经费应专款专用，严格按照审批后的预算执行。活动结束后，活动组织者应及时办理经费报销手续，提供真实、有效的报销凭证，按照学校财务制度规定进行报销。

第四章活动评估与反馈

第九条活动评估

1.评估主体：学校科研管理部门（或相关职能部门）负责组织对学术活动进行评估。必要时，可邀请校内外专家参与评估。

2.评估内容：

活动的学术水平，包括活动主题的前沿性、演讲内容的学术价值、讨论的深度和广度等。

活动组织与实施情况，包括活动策划的合理性、活动通知的及时性、场地安排的合理性、现场秩序维护、设备保障等。

活动效果，包括参会人员的满意度、活动对学校学术氛围的营造和学科建设的促进作用、活动的社会影响力等。

3.评估方式：通过问卷调查、现场访谈、专家评审等方式收集活动相关信息，对活动进行综合评估。

第十条反馈与改进

1.评估结果反馈：学校科研管理部门（或相关职能部门）应及时将评估结果反馈给活动组织者和所在单位。评估结果作为今后学术活动立项审批和经费支持的重要依据。

2.改进措施：活动组织者和所在单位应根据评估结果，总结经验教训，针对活动中存在的问题提