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专利代理公司质量管理制度参考范文

一、总则

为切实保障专利代理工作的有序开展，提升专利代理服务的整体品质，维护客户的合法权益，特制定本质量管理制度。本制度全面覆盖公司所承接的各类专利代理业务，涵盖但不限于专利申请文件撰写、专利无效宣告请求代理、专利许可合同谈判协助等相关业务范畴。

二、质量方针

秉持诚信、专业、负责的理念，严格遵循国家关于专利的法律法规以及行业规范标准，深度挖掘客户需求，为客户量身打造精准、高效且全方位的专利代理解决方案，助力客户实现专利价值的最大化。

三、质量目标

1.客户好评率稳定保持在92%及以上，通过定期收集客户反馈，不断优化服务细节，增强客户对公司服务的认可度与满意度。

2.专利申请在初审阶段的通过率不低于88%，从申请文件的撰写质量、申请流程的规范操作等多方面入手，提升申请成功率。

3.在专利检索服务中，检索结果的有效率达到96%，通过精准筛选检索关键词、运用专业检索工具，确保检索结果能切实满足客户需求。

4.专利侵权纠纷代理案件的有效解决率不低于82%（有效解决率指通过和解、胜诉等方式使客户权益得到保障的案件占比），凭借专业的法律知识和丰富的实践经验，为客户争取最大利益。

四、职责与权限

1.质量管控部门承担着制度的起草、推行以及全程监督的关键职责，负责定期检查各项业务的执行情况，及时发现并解决质量问题。

2.各部门负责人需切实抓好本部门业务质量的管理工作，明确部门内各岗位的质量职责，对本部门业务流程进行监督，确保工作符合质量标准。

3.专利代理师应严格按照制度要求开展工作，凭借专业知识为客户提供优质服务，及时向客户反馈业务进展情况，解答客户疑问。

五、业务流程与质量控制

1.业务洽谈与承接

（1）热情接待来访客户，耐心倾听客户需求，通过深入沟通了解客户的技术创新点、专利保护目标等关键信息，为客户提供专业的初步咨询建议。

（2）对客户提交的相关技术资料进行初步评估，判断其是否具备专利申请的可行性。若资料不完整，及时告知客户补充所需材料，确保承接的业务基础扎实。

2.专利申请业务

（1）依据客户提供的技术资料和需求，组织专业团队进行研讨，制定个性化的专利申请策略，包括确定申请类型（发明、实用新型或外观设计）、申请时机等。

（2）协助客户对技术内容进行梳理和提炼，指导客户完善技术交底书，确保申请文件能够准确、全面地体现发明创造的核心内容，提高申请文件的质量。

（3）在规定时间内完成专利申请文件的撰写和提交工作，建立申请进度跟踪台账，及时关注官方审查意见，第一时间与客户沟通，协助客户进行答复，保障申请流程顺利推进。

3.专利检索业务

（1）与客户充分沟通检索目的，如专利申请前的新颖性检索、侵权风险检索等，根据不同目的选择最适配的检索数据库，包括国内外知名专利数据库、学术文献数据库等。

（2）运用专业的检索技巧，对检索结果进行细致分析，筛选出与客户需求高度相关的信息。对于复杂的检索结果，组织内部专家进行研讨，确保检索结果的准确性和可靠性。

（3）为客户提供详细的检索报告，报告内容不仅包含检索结果，还应结合客户需求给出针对性的分析建议，如技术研发方向的调整建议、专利布局的优化策略等。

4.专利维权业务

（1）深入了解客户遭遇的侵权情况，收集相关证据线索，结合法律法规和实际案例，为客户制定切实可行的维权方案，包括选择维权途径（协商、行政投诉、司法诉讼等）和确定维权目标。

（2）协助客户全面收集侵权证据，如侵权产品实物、销售记录、宣传资料等，按照法律规定的证据要求进行整理和固定，确保证据的合法性和有效性。同时，根据维权方案准备各类诉讼或投诉材料。

（3）按照既定的维权方案，及时启动维权程序，跟踪案件进展情况，定期向客户汇报。在案件处理过程中，根据实际情况灵活调整维权策略，最大程度维护客户的合法权益。

六、质量监督与改进

1.质量管控部门定期对各项专利代理业务进行抽检，检查内容包括业务流程的执行情况、服务质量是否达标等。对于发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。

2.建立客户投诉处理机制，当接到客户投诉后，第一时间进行调查核实。分析投诉产生的原因，如服务态度问题、业务能力不足等，针对问题制定具体的改进措施，并跟踪措施的落实情况，确保投诉得到妥善解决。

3.定期组织专利代理人员参加专业培训，培训内容涵盖专利法律法规的更新解读、最新的专利审查标准、行业前沿技术知识等，不断提升代理人员的业务水平和综合素质。

4.定期对公司的质量管理体系进行评估和反思，收集内部员工和客户的意见建议，针对体系运行过程中存在的问题进行优化和完善，持续提升公司的服务质量和管理水平。

七、奖惩与激励

1.对于在专利代理业务中表现优异，如成功帮助客户获得重大专利授权、成功解决复杂专利纠纷等的个人或团队