全宗管理规则 编制说明.docx

《全宗管理规则》

编制说明

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一、工作简况

（一）任务来源、承担单位

2022年5月，国家档案局组织专家对《全宗单》（GB/T13967—2008）进行审查，一致认为全宗理论作为我国档案工作遵循的基本理论迫切需要进一步发展，以适应机构变动中档案处置和档案馆馆藏档案资源体系建设。据此，国家档案局提出了对该标准进行修订的计划。2023年12月，国家标准委员会批准了修订计划，下达了标准修订任务。

标准的具体修订工作由国家档案局档案馆（室）业务指导司承担。

（二）主要工作过程

本标准项目立项后，随即组成了标准修订工作小组，并开展了以下工作：

1.档案领域相关国家标准、行业标准研究

收集目前档案领域有效的国家标准、行业标准，找出其中关于全宗管理的内容，并与GB/T13967—2008《全宗单》进行对比、分析，明确修订的方向，补齐制度空白。

2.文献调研

查阅公开发表的有关全宗管理的文献，分析理论和实践层面对全宗管理要求，梳理目前需要解决的问题，针对其对策建议，寻找科学、明确的管理方式方法。

3.实地调研

2024年6月—7月，标准起草小组根据机构改革部署和

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全宗管理实践开展实地调研。与内蒙古、湖北等地档案部门的人员进行沟通，详细了解其档案全宗的日常管理和维护、机构改革中档案的处置及归属流向等工作情况，充分消化吸收了各档案馆有关全宗管理的实践经验，并就标准制定的需求与各档案馆和立档单位展开交流。

4.座谈咨询

2025年2月，标准起草组在调研后形成标准初稿的基础上，分两次召集有关部门座谈听取意见建议，一次与北京市档案局、北京市档案馆，一次与国家档案局政法司、经科司、中央档案馆保管部，基本认同标准的修订思路和内容框架，认为标准的修订实施，将进一步规范我国的全宗管理工作，使全宗设置、管理、处置有章可循，切实保障档案资源体系建设。

5.完成征求意见稿1

2025年2月，在文献研究和广泛调研咨询的基础上，标准起草小组系统分析了我国全宗管理的发展现状，在实践基础上发展全宗理论，制定了包括全宗管理基本原则、设置要求，以及日常管理维护、机构变动中档案处置等在内的标准草案，并经过不断修改完善，数易其稿，最终形成标准征求意见稿1。

二、标准编制的原则

本标准在编制过程中按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的要求进

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行编写。

三、标准的主要内容

本文件代替GB/T13967—2008《全宗单》。与《全宗单》相比，扩大了标准适用范围，细化了全宗在日常维护、移交、处置等方面的管理要求，主要变化如下：

（一）内容框架

标准正文包括“范围”“规范性引用文件”“术语和定义”“基本原则”“全宗设置”“档案馆内的全宗管理”和“立档单位的全宗管理”“机构变动中的全宗管理”等八个章节。其中，第4章“基本原则”，从系统有序、集中统一、稳定延续等三个方面提出了全宗管理的基本原则；第5章“全宗设置”，从设置条件、设置原则等方面提出了全宗设置要求；第6章“档案馆内的全宗管理”规定了全宗号分配、全宗卷、全宗指南等方面的要求；第7章“立档单位的全宗管理”规定了配套制度、全宗卷等方面的要求；第8章“机构变动中全宗管理”规定了立档单位在面临机构变动时，区分组建、重新组建、撤销建制、职能划转、合并等情形进行全宗档案处置的要求。

（二）重点编制内容说明

（1）标准适用范围问题

基于全宗方式管理档案不仅存在于档案馆，也存在于立档单位，档案馆的全宗来源于立档单位，立档单位的全宗要流向档案馆。《全宗单》由于仅规定了一些记录描述馆藏档

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案全宗数量类要求及相应单据样式，档案馆已通过其他管理记录方式替代了全宗单，导致标准在档案馆的适用性不强。同时，《全宗单》也未涉及立档单位的全宗管理，无法体现档案馆室一体化的理念。因此，标准在修订过程中，标准起草组将全宗管理与档案资源体系建设相联系，为突出全宗管理在立档单位的重要性，保障全宗管理在档案馆和立档单位之间保持一致，将适用范围由各级各类档案馆调整为基于全宗方式管理档案的各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织，清晰划定了本标准修订边界与范畴。

（2）标准的可操作性问题

本标准旨在指导全宗管理的规范性，提出全宗管理遵循的原则，在实践层面吸收了全宗设置的各类情况，针对档案馆和立档单位在不同阶段对全宗管理的不同提出了具体要

求，并将机构变动中全宗管理视为管控档案归属流向的重要手段，保证本标准实施可行性和实施质量。

（3）标准内容编排结构说明

结构合理的规范内容编排能够清晰地体现规范