全宗管理规则 编制说明.pdf

《全宗管理规则》

编制说明

一、工作简况

（一）任务来源、承担单位

2022年5月，国家档案局组织专家对《全宗单》（GB/T

13967—2008）进行审查，一致认为全宗理论作为我国档案

工作遵循的基本理论迫切需要进一步发展，以适应机构变动

中档案处置和档案馆馆藏档案资源体系建设。据此，国家档

案局提出了对该标准进行修订的计划。2023年12月，国家

标准委员会批准了修订计划，下达了标准修订任务。

标准的具体修订工作由国家档案局档案馆（室）业务指

导司承担。

（二）主要工作过程

本标准项目立项后，随即组成了标准修订工作小组，并

开展了以下工作：

1.档案领域相关国家标准、行业标准研究

收集目前档案领域有效的国家标准、行业标准，找出其

中关于全宗管理的内容，并与GB/T13967—2008《全宗单》

进行对比、分析，明确修订的方向，补齐制度空白。

2.文献调研

查阅公开发表的有关全宗管理的文献，分析理论和实践

层面对全宗管理要求，梳理目前需要解决的问题，针对其对

策建议，寻找科学、明确的管理方式方法。

3.实地调研

2024年6月—7月，标准起草小组根据机构改革部署和

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全宗管理实践开展实地调研。与内蒙古、湖北等地档案部门

的人员进行沟通，详细了解其档案全宗的日常管理和维护、

机构改革中档案的处置及归属流向等工作情况，充分消化吸

收了各档案馆有关全宗管理的实践经验，并就标准制定的需

求与各档案馆和立档单位展开交流。

4.座谈咨询

2025年2月，标准起草组在调研后形成标准初稿的基础

上，分两次召集有关部门座谈听取意见建议，一次与北京市

档案局、北京市档案馆，一次与国家档案局政法司、经科司、

中央档案馆保管部，基本认同标准的修订思路和内容框架，

认为标准的修订实施，将进一步规范我国的全宗管理工作，

使全宗设置、管理、处置有章可循，切实保障档案资源体系

建设。

5.完成征求意见稿1

2025年2月，在文献研究和广泛调研咨询的基础上，标

准起草小组系统分析了我国全宗管理的发展现状，在实践基

础上发展全宗理论，制定了包括全宗管理基本原则、设置要

求，以及日常管理维护、机构变动中档案处置等在内的标准

草案，并经过不断修改完善，数易其稿，最终形成标准征求

意见稿1。

二、标准编制的原则

本标准在编制过程中按照GB/T1.1—2020《标准化工作

导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的要求进

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行编写。

三、标准的主要内容

本文件代替GB/T13967—2008《全宗单》。与《全宗单》

相比，扩大了标准适用范围，细化了全宗在日常维护、移交、

处置等方面的管理要求，主要变化如下：

（一）内容框架

标准正文包括“范围”“规范性引用文件”“术语和定

义”“基本原则”“全宗设置”“档案馆内的全宗管理”和

“立档单位的全宗管理”“机构变动中的全宗管理”等八个

章节。其中，第4章“基本原则”，从系统有序、集中统一、

稳定延续等三个方面提出了全宗管理的基本原则；第5章“全

宗设置”，从设置条件、设置原则等方面提出了全宗设置要

求；第6章“档案馆内的全宗管理”规定了全宗号分配、全

宗卷、全宗指南等方面的要求；第7章“立档单位的全宗管

理”规定了配套制度、全宗卷等方面的要求；第8章“机构

变动中全宗管理”规定了立档单位在面临机构变动时，区分

组建、重新组建、撤销建制、职能划转、合并等情形进行全

宗档案处置的要求。

（二）重点编制内容说明

（1）标准适用范围问题

基于全宗方式管理档案不仅存在于档案馆，也存在于立

档单位，档案馆的全宗来源于立档单位，立档单位的全宗要

流向档案馆。《全宗单》由于仅规定了一些记录描述馆藏档

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案全宗数量类要求及相应单据样式，档案馆已通过其他管理

记录方式替代了全宗单，导致标准在档案馆的适用性不强。

同时，《全宗单》也未涉及立档单位的全宗管理，无法体现