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说明文书撰写规范及模板

一、标题

1.1标题内容及格式要求

在撰写说明文书时，标题的内容要精准地概括文书的核心主题，让读者一眼就能明白文书的大致内容。比如，如果是一份关于产品使用说明的文书，标题可以是“[产品名称]使用说明书”，这样读者一看就知道是关于这个产品的使用说明。格式要求方面，标题通常要居中显示，字体要比正文稍大一些，以突出其重要性。例如，正文用宋体小四，标题可以用宋体小三加粗，这样能使标题在页面上更加醒目。

1.2模板的基本结构

说明文书的模板基本结构一般包括引言、主体内容、结论等部分。引言部分主要是引出主题，引起读者的兴趣，比如可以用一个有趣的案例或者一个引人深思的问题来开头。主体内容则是详细阐述说明的具体内容，要按照一定的逻辑顺序进行组织，比如可以按照时间顺序、重要性顺序等。结论部分要对前面的内容进行总结，突出重点，让读者对说明的内容有一个清晰的认识。例如，在一份产品使用说明中，引言可以介绍为什么需要这份使用说明，主体内容详细介绍产品的各个部件和使用方法，结论总结使用时的注意事项和常见问题的解决办法。

1.3语言表达的规范

语言表达要规范，避免使用模糊、歧义的词汇。要使用简洁明了的语言，让读者能够快速理解说明的内容。同时要避免口语化过重，过于随意的语言会影响说明的专业性和严谨性。在使用专业术语时，要保证读者能够理解其含义，必要时可以对专业术语进行解释。例如，不要说“这个东西大概是这样的”，而要说“这个东西的具体情况如下”；对于专业术语“CPU”，可以在第一次出现时解释为“处理器”。

二、格式要求

2.1字体与字号

字体一般选用宋体或黑体，这两种字体比较正规、清晰，易于阅读。字号方面，正文通常用小四字号，这样的字体大小适中，既不会显得过于拥挤，也不会过于稀疏。标题的字号要比正文大一些，如小三字号，以突出标题的重要性。在同一篇说明文书中，字体和字号要保持一致，这样能使文书看起来更加整齐、美观。

2.2行间距与段落间距

行间距一般设置为1.5倍或2倍，这样既能保证文字的清晰度，又不会使页面显得过于空旷。段落间距通常设置为0.5倍，这样可以使段落之间有一定的分隔，便于读者阅读和理解。在排版时，要注意行间距和段落间距的一致性，不要出现有的段落间距大，有的段落间距小的情况。

2.3页面设置

页面设置要符合标准，一般纸张大小选用A4纸。页边距上下左右都设置为2.5厘米左右，这样可以使页面内容在纸张上布局合理，不显得过于靠边或拥挤。页眉和页脚可以设置一些必要的信息，如文书的标题、页码等，方便读者阅读和查找。同时要注意页面的对齐方式，正文要左对齐，标题要居中对齐，这样能使页面看起来更加整齐、规范。

三、内容结构

3.1引言部分的撰写

引言部分就像是一篇文章的开场白，要能够吸引读者的注意力，让他们愿意继续阅读下去。可以用一个生动的故事、一个引人深思的问题或者一个有趣的统计数据来开头。比如，在一份关于环保的说明文书中，可以用“你知道吗？每年全球有多少吨垃圾被填埋吗？”这样的问题来引出主题。引言部分还要简要介绍说明文书的背景和目的，让读者对的内容有一个初步的了解。

3.2主体内容的组织

主体内容是说明文书的核心部分，要按照一定的逻辑顺序进行组织，使内容条理清晰、易于理解。可以采用总分总、并列式、递进式等结构方式。总分总结构就是先提出总的观点，然后分别从几个方面进行阐述，最后再总结一下。并列式结构就是将几个相关的内容并列在一起进行说明，每个内容都有相对独立的阐述。递进式结构则是按照由浅入深、由简单到复杂的顺序进行阐述，逐步深入地介绍说明的内容。例如，在一份关于电脑组装的说明文书中，可以采用总分总的结构，先介绍电脑组装的总体步骤，然后分别从主板、CPU、内存等部件的安装进行详细阐述，最后再总结一下组装过程中的注意事项。

3.3结论部分的表达

结论部分是对主体内容的总结和归纳，要突出重点，让读者对说明的内容有一个清晰的认识。可以用简洁明了的语言概括说明的主要内容和要点，也可以提出一些建议或展望。例如，在一份关于旅游景点的说明文书中，结论部分可以总结景点的特色和亮点，提出一些游览的建议，如最佳游览时间、注意事项等，同时也可以展望一下景点的未来发展。

四、语言风格

4.1简洁明了

语言要简洁明了，避免使用冗长复杂的句子和词汇。要用简单的语言表达清楚意思，让读者能够快速理解。例如，不要说“由于目前的情况较为复杂，因此需要我们进行深入的分析和研究，以找出最佳的解决方案”，可以改为“目前情况复杂，需要深入分析研究，找出最佳解决方案”。

4.2避免口语化过重

虽然说明文书要尽量通俗易懂，但也不能过于口语化，要保持一定的专业性和严谨性。避免使用俚语、方言、口头禅等口语化的表达方式，要用规范的书面语言。例如，