中文书信格式.pdf

中文书信格式

我国历史文化悠久，是有名的礼仪之邦，人们的社会产交往和思想感情交流，大

多通过一定的礼仪形式和一定的文化活动方式来进行。在实际生活中，每个人都

经常使用到一系列的应用文，如传统的书信、名片、柬贴、启事、题诗题词、对

对联等，现代的如电报、传真、特快专递、电子邮件等。这些应用写作包含着丰

富的礼仪内容，具有中华民族浓厚的文化色彩。

第一节书信简述

书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。“信”在古文

中有音讯、消息之义，如“阳气极於上，阴信萌乎下”（扬雄：《太玄经·应》）；

另外，“信”也有托人所传之言可信的意思，不论是托人捎的口信，还是通过邮

差邮递的书信，以及近年出现的邮寄录音带、录像带、电子邮件等都具有这种含

义。

用语言文字向特定对象传递信息和进行思想感情交流的信，一是有运用文字述说

事情原委和表达自己思想感情的能力；二是具备相应的书写工具；三是有人进行

传递。亲笔给亲戚朋友写信，不仅可以传达自己的思想感情，而且能给受信人以

“见字如面”的亲切感；科技不断进步，又相继出现了电话、电报、邮寄录音带、

录像带、电子邮件等交流信息的手段，可以预见，未来电子邮件这一新兴的手段

会被越来越多的人运用。

随着社会的发展，人与社会的关系也在进行重新建构，书信的运用除传统用法，

即公函私函之外，一个新的发展动向便是原先私函类中因为个人需要而向政府机

构、企事业单位、知名学者等个人所发的事务性的信件，这一类信件的使用量逐

渐增多，值得注意。我们将其称为个人公文。

二、书信的构成

书信由笺文积封文两部分构成。

笺文即写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝

颂等等。笺文是书信内容的主体，书信的繁简、俗雅及至其他方面的风格特征，

几乎都由内容主体决定。

封文即写在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓

名等等。封文是写给邮递人员看的，使邮递人员知道信从哪里来，寄往哪里去；

万一投递找不到收信人，还能将信退给寄信人。

完整的书信应该是笺文封文俱全，并且将笺文装入写好封文的信封内，然后将口

封好付寄的。

三、书信的写法

书信虽然是一种个人性很强的运用文，写法上也比较灵活，但书信还是应该遵循

一定的要求，最基本的可概括为以下二点：

（—）必须合乎规范

书信写作规范突出地表现为两个方面，一是书写格式的规范，二是书信语言的礼

仪规范，这两种规范都必须严格遵守，否则就会出乱子，闹笑话。

（二）言之有物，通情达理

“信”字本身含有信任之义，这要求书信不论写给谁看，所述之事都要实在，所

表之情都要率真，所讲之理都要通达。

第二节书信笺文的写作

一、信笺的款式

现在通常使用的信笺有横竖两种款式。

竖式信笺，又称中式信笺，是我国传统的信笺款式。竖式信笺的选用有日渐减少

的趋势，尤其是青少年中，已很少使用，但是在年长者的书信往来中还常常使用，

在港、台等地区及海外侨胞的中文书信中，竖式信笺仍使用很普遍。

横式信笺，又称“西式”信签，是今天常用的款式。

二、笺文的结构及其写作规范

笺文实际上是一种书面谈话，既然是谈话，就要先向谈话对象打招呼，打招呼

要讲礼貌；接着要说两句对对方表示尊重成亲爱的话；接下来要有几句应酬语自

然地引出谈话的正题；再接下来才是正文；正文完了之后，还要说上几句结束谈

话的应酬语；然后向受信人报自称并署名；最后写明谈话的时间。就总体来讲，

笺文的结构如下表所示：

笺

首

1.称谓

文

部

提称语

结启事敬语

构开头寒暄语

中

五、正文

部

六、结尾应酬和敬语

尾

七、问候祝颂

八、自称、署名、礼告敬辞、时间（也可加写信地点）

部

九、附候与补述

（—）称谓

称谓，是寄信人对受信人的称呼，它表示双方的关系，在信笺第一行