会议室预定管理.pdf

会议室预定管理

第一章总则

第一条为进一步规范集团会议室、会议用品的管理，维护良好的会议室使用秩序。

第二条人事行政中心行政部负责会议室及会议物品的监管、维护和会议室预定管理。

第三条会议室（第一会议室、第二会议室、第三会议室）仅限于集团会议、培训、来访接

待和面试时使用。

第二章会议室预定申请

第四条会议申请需至少提前一天，在集团OA系统会议管理中填报《会议室预定登记表》，

预定使用时间限于本周内。（表单1）

第五条行政部统筹安排会议室的使用，根据预定情况对会议申请进行核实，确认无冲突的，

行政部在会议室预定卡上填写完整后申请人方可在使用。

第六条会议室使用原则上按会议预定的先后顺序进行，特殊情况（临时如开集团重

要会议、接待重要客户等）外，按轻重缓急灵活安排。

第七条会议申请人需注明会议室申请会议级别和会议类型。（高级外部接待：政府部门来

访、集团层面重要贵宾；部门外部接待：部门对接的外部人员，不涉及集团层面和其他部门

的外部接待）。

第八条申请人如需会议设备支持，如投影仪、插线板、音箱等必须在会议室申请单中填报

详细，由行政部协调IT部落实。（集团重要会议、高管会议等除外）

第三章会议室使用

第九条会议室预定人员必须在预定时间内使用会议室，若临时取消或需延长会议时间需要

在行政部做登记，以便行政部对其他会议需求进行安排。

第十条严禁在会议室内吸烟、随地吐痰、乱扔果皮、纸屑、吃东西。

第十一条会议结束后，申请人应关闭室内设备电源、摆好桌椅等并与行政部通告，以便前

台通知保洁打扫会议室卫生。

人事行政管理中心

2014-5-27

表单1：

会议预定登记表

编号：

申请部门申请人

会议日期会议时间

参会人数会议地点

会议主题现场监控沟通会议

□高级外部接待□部门外部接待□其他

会议级别

□董事长参加□总裁参加□部门会议□其他

会议类型□本地会议□远程视频会议□其他

□视频会议系统：

设备配置□音频会议系统：

□其他会议设备：

□电脑□激光笔□投影仪□话筒□插线板□音箱

□茶水□白瓷杯□果点□鲜花

物品配置

□桌签□宣传片□横幅、

□白板□稿纸□签字笔□铅笔□纸巾

会场布置

（如需桌签请标明参会人员名单）

其它会议

要求

复审

接单人接单人

核批

（设备）（物品）

人人

备注：申请人至少提前1天递交会议预定申请单

会议服务部门联系方式：设备配置：IT主管郭鹏帅9017物品配置：前台9011

会议室申请预定流程

申请人填写