企业档案管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强企业档案管理，有效地保护和利用档案，提高企业管理水平，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于企业总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。

3.档案定义

本办法所称档案是指企业在各项活动中直接形成的对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构及职责

1.档案管理部门

设立企业档案管理部门，负责统筹、协调和指导全企业的档案管理工作。

2.部门职责

-贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定企业档案管理规章制度并组织实施。

-负责收集、整理、保管和统计企业各类档案，确保档案的完整与安全。

-开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，剔除失去保存价值的档案。

-开发档案信息资源，为企业各项工作提供档案信息服务，如档案查阅、借阅等。

-组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍素质。

-对所属各部门、各分支机构的档案管理工作进行监督、检查和指导。

三、档案的分类与编号

1.档案分类

-行政管理类：包括企业设立、变更、注销等相关文件，行政会议记录，工作计划与总结，规章制度，人事档案，印章管理档案等。

-经营管理类：市场调研资料，营销策划方案，合同协议，招投标文件，客户资料，财务报表，审计报告等。

-生产管理类：生产计划，工艺流程，质量控制文件，设备管理档案，安全生产档案等。

-技术研发类：研发项目立项文件，技术方案，实验数据，专利文件，技术图纸等。

-基本建设类：工程项目规划文件，设计图纸，施工记录，竣工验收文件等。

-会计档案：原始凭证、记账凭证、账簿、财务报告等会计核算专业材料。

-声像档案：照片、录音、录像等反映企业重要活动和事件的资料。

-电子档案：以电子数据形式存在的各类文件，如办公自动化系统生成的文档、电子邮件等。

2.编号规则

-各类档案按分类顺序进行编号，编号应具有唯一性和系统性。

-例如，行政管理类档案编号为XZGL-001，其中XZGL表示行政管理类，001为该类档案的顺序号。

四、档案的收集与整理

1.收集范围

-企业各部门在工作活动中形成的应归档的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。

-外部单位发送给企业的与企业业务相关的文件资料。

-企业人员在参加外部会议、培训、调研等活动中带回的有保存价值的文件资料。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。

-对重要文件材料应实行双套制归档，即同时保存纸质和电子版本。

-收集的文件材料应字迹清晰、签署完整、格式规范，符合档案整理要求。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

4.整理方法

-纸质档案：按照分类方案进行分类，对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成册，编制案卷封面和脊背标签，组成保管单位（卷）。

-电子档案：按照电子文件分类方案进行分类存储，建立清晰的文件命名规则，确保文件的可识别性和可检索性。同时，对电子文件进行元数据著录，以便于管理和利用。

-声像档案：按照时间顺序或事件主题进行分类整理，对每张照片、每段录音录像进行编号、标注日期、地点、人物、事由等信息，并配以文字说明。

五、档案的保管

1.保管场所

-设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。

-档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。

2.保管要求

-对不同载体的档案应实行分类保管，确保档案的安全存放。

-建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、名称、数量、借阅人等信息。

-定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。

-对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。

六、档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

-定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。

-根据档案的内容、来