企业职工档案管理工作规定.docx

?一、总则

（一）目的

为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高企业人力资源管理水平，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合企业实际情况，制定本规定。

（二）适用范围

本规定适用于企业全体职工档案的管理。

（三）管理原则

1.集中统一管理原则

企业职工档案由企业人力资源部门或指定的档案管理机构集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。

2.真实、准确、完整原则

档案内容应真实反映职工的工作经历、政治表现、业务能力等情况，保证档案信息的准确性和完整性。

3.保密原则

严格遵守保密制度，对职工档案内容予以保密，防止档案信息泄露。

二、档案内容

（一）履历材料

1.个人经历登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、参加工作时间、学历、学位、工作经历等。

2.职工在不同时期填写的各类履历表。

（二）自传材料

职工撰写的反映个人成长经历、思想变化等情况的自传。

（三）鉴定、考核、考察材料

1.年度考核登记表、聘期考核材料。

2.工作鉴定、干部考察材料，包括德、能、勤、绩、廉等方面的评价。

3.评选先进个人、优秀员工等表彰奖励材料。

（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料

1.学历学位证书复印件、学历认证报告。

2.参加各类培训的结业证书、培训记录等。

3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件、职称证书等。

（五）政审材料

1.入党、入团志愿书，入党、入团申请书，自传，政治历史问题的审查、甄别、复查材料和依据材料。

2.参加民主党派的有关材料。

3.其他政审材料。

（六）党团材料

1.党员登记表、党员组织关系介绍信存根等。

2.团员登记表、入团申请书等。

（七）奖励材料

1.各级政府、部门、企业颁发的各类奖励证书、奖状、荣誉称号等。

2.奖励审批表、事迹材料等。

（八）处分材料

1.对职工违纪违规行为的处分决定、通报批评等。

2.处分复查材料、解除处分决定等。

（九）工资、任免、出国（境）等材料

1.工资变动审批表、工资调整通知等。

2.职工任免审批表、任职文件等。

3.出国（境）审批表、护照复印件等。

（十）其他可供组织参考的材料

1.健康体检报告、职业病诊断证明等。

2.职工个人的重要成果、发明创造、科研项目等材料。

3.其他与职工个人有关的重要材料。

三、档案收集与整理

（一）收集

1.人力资源部门负责定期收集职工档案材料，各部门应积极配合，及时将涉及职工的相关材料移交档案管理机构。

2.职工个人应主动向档案管理机构提交应归档的材料，如学历学位证书、获奖证书等原件或复印件。

（二）整理

1.档案管理人员按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目。

2.对每份档案材料进行编号，编制目录，以便于查找和管理。

3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的完整性。

四、档案保管

（一）保管机构

设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。

（二）保管要求

1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。

2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。

3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。

4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。

五、档案查阅与借阅

（一）查阅

1.因工作需要查阅职工档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核，人力资源部门负责人批准后方可查阅。

2.查阅档案应在档案管理机构指定的地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。

3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后及时归还档案，并做好查阅记录。

（二）借阅

1.因特殊情况需要借阅职工档案的，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、人力资源部门负责人、企业分管领导批准后方可借阅。

2.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。

3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。

4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如发现问题应及时查