收货管理流程与规定.docx

?一、引言

收货管理是企业物流供应链中的重要环节，直接关系到货物的准确性、及时性以及后续生产运营的顺利进行。为规范收货管理流程，确保货物接收的高效、准确、安全，特制定本流程与规定。

二、收货管理流程

（一）收货准备

1.信息获取

-采购部门在下达采购订单后，及时将订单信息（包括供应商名称、货物名称、规格、数量、预计到货时间等）传递给收货部门。

-收货部门根据订单信息，提前安排收货人员和收货场地，确保收货工作有序进行。

2.场地准备

-清理收货场地，确保场地干净、整洁、无杂物，为货物的验收和存放提供良好的环境。

-根据货物的特性和数量，合理规划收货区域，如设置待检区、合格品区、不合格品区等，并做好相应标识。

3.设备及工具准备

-准备好收货所需的设备和工具，如叉车、托盘、磅秤、检验仪器等，并确保设备和工具性能良好、精度准确。

-准备好收货记录所需的表单、笔、计算器等办公用品。

（二）到货通知

1.供应商通知

-供应商在货物发出后，应及时通过电话、邮件、传真等方式通知收货部门货物的预计到货时间、车次、单号等信息。

-收货部门接到供应商通知后，做好记录，并将相关信息及时传递给采购部门和仓库管理部门。

2.内部沟通协调

-收货部门根据到货信息，与仓库管理部门沟通协调，确定货物的存放位置和卸货方式。

-收货部门与质量检验部门沟通，安排检验人员在到货时进行货物检验。

（三）货物验收

1.核对单证

-货物到达后，收货人员首先与送货人员核对送货单、发票等单证信息，确保单证上的供应商名称、货物名称、规格、数量、单号等与采购订单一致。

-对单证的真实性、完整性进行审核，如有疑问或不符，及时与供应商或采购部门沟通核实。

2.外观检查

-在核对单证无误后，对货物的外观进行检查，查看货物是否有破损、变形、受潮、污染等情况。

-检查货物的包装是否完好，标识是否清晰、准确，如有问题，做好记录并拍照留存。

3.数量清点

-根据送货单和采购订单，对货物的数量进行清点。清点时应注意货物的规格、型号是否与订单一致，避免误点或漏点。

-对于批量较大的货物，可以采用抽样清点的方式，但抽样比例应符合相关规定或经验标准。

-在数量清点过程中，如发现数量不符，应及时与送货人员沟通核实，并要求送货人员在送货单上注明实际数量。

4.质量检验

-质量检验部门按照相关质量标准和检验规范，对货物进行质量检验。检验内容包括货物的性能、指标、材质等。

-对于需要进行理化检验或功能测试的货物，应按照规定的程序和方法进行检验，并出具检验报告。

-如发现货物质量不合格，质量检验部门应及时填写不合格品报告，并将货物隔离存放在不合格品区，同时通知采购部门和供应商处理。

（四）收货确认

1.单证签字

-在完成货物验收后，收货人员、送货人员和质量检验人员应在送货单、检验报告等相关单证上签字确认。

-签字确认表示货物已按照订单要求和相关标准进行了验收，各方对验收结果负责。

2.系统录入

-收货人员根据验收结果，及时在企业的物流管理系统中录入收货信息，包括供应商名称、货物名称、规格、数量、到货时间、验收情况等。

-系统录入应准确、完整，确保物流信息的及时性和准确性，以便后续的库存管理、财务核算等工作能够顺利进行。

（五）货物入库

1.分类存放

-根据货物的类别、规格、批次等信息，将验收合格的货物存放到相应的合格品区，并按照规定的存放方式和标识要求进行摆放。

-对于有特殊存储要求的货物，如易燃易爆物品、易腐食品等，应存放在专门的仓库或区域，并采取相应的防护措施。

2.入库记录

-仓库管理人员在货物入库后，及时更新库存台账，记录货物的入库时间、存放位置、数量等信息。

-库存台账应定期与物流管理系统中的数据进行核对，确保账实相符。

（六）异常处理

1.数量短缺处理

-如发现货物数量短缺，收货部门应及时与供应商沟通，要求供应商补足短缺货物。

-对于因数量短缺给企业造成损失的，应按照合同约定向供应商索赔。

2.质量不合格处理

-对于质量不合格的货物，采购部门应及时与供应商联系，协商退货、换货或补货等处理方式。