某公司档案管理办法.docxVIP

?一、总则

（一）目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司各部门及全体员工。

（三）档案定义

本办法所称档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（四）管理原则

1.集中统一管理原则。公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

2.分级负责原则。各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并接受综合管理部的监督和指导。

3.高效利用原则。建立健全档案利用制度，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供服务。

二、档案管理机构及职责

（一）综合管理部

综合管理部是公司档案管理的职能部门，负责制定和完善公司档案管理制度，组织档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。其具体职责如下：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理办法并组织实施。

2.负责公司各类档案的集中统一管理，对各部门档案工作进行监督、检查和指导。

3.组织开展档案收集、整理、鉴定、编目、数字化等工作，确保档案的完整、准确和系统。

4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案的安全保管。

5.建立健全档案检索体系和利用制度，为公司各项工作提供档案信息服务。

6.组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。

7.按照有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作。

（二）各部门

各部门应设立兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并向综合管理部移交归档。其具体职责如下：

1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。

2.按照档案管理要求，对本部门文件材料进行分类、整理和编目，定期向综合管理部移交归档。

3.协助综合管理部做好档案的查询、借阅等利用工作。

三、档案的收集与整理

（一）收集范围

1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。

2.公司各项管理制度、规定、办法等文件。

3.公司各类会议文件、记录、纪要等。

4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。

5.公司的工作计划、总结、报告、统计报表等文件。

6.公司的科研、生产、经营等活动中形成的技术文件、图纸、资料等。

7.公司的财务文件，如会计凭证、账簿、报表等。

8.公司的人事文件，如员工档案、招聘资料、培训记录等。

9.公司的行政文件，如公文、信函、通知等。

10.公司的宣传文件，如宣传册、海报、新闻报道等。

11.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。

12.其他对公司具有保存价值的文件材料。

（二）收集要求

1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集上来。

2.收集的文件材料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。

3.对收集的文件材料应进行分类整理，便于后续的归档工作。

（三）整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（四）整理方法

1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事管理类等。

2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。

3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。

4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。

四、档案的归档

（一）归档时间

1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档，并移交综合管理部。

2.对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。

（二）归档要求

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，符合档案整理要求。

2.归档的文件材料应一式两份，一份原件归档，一份留存本部门备查。

3.归档的文件材料应编制详细的档案目录，并随档案一并移交。

（三）归档程序

1.各部门兼职档案员对本部门整理好的文件材料进行自查，确保符合归档要求。

2.填写档案移交清单，将档案及档案目录一并移交综合管理部。

3.综合管理部档案管理人员对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。

4.审核合格的档案进行登记、编号，入库保管。

五、档案的