XX股份公司印章管理制度.doc

XX股份有限公司

印章管理制度

第一章总则

第一条为加强对XX股份有限公司（以下简称“公司”）各类实体及电子印章的管理，明确印章工作流程和使用权限，保证印章的安全妥善管理和正确使用，确保电子签名的合法性、安全性，防范数据泄露与法律风险，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司及控股子公司（以下简称“子公司”）公文、证照、证明、声明及对外出具的授权、函件、投标文件、对外签署合同、协议及其他须用印章的文件。

第三条本制度适用于公司及子公司的公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等所有实体印章及电子印章的刻制、使用、管理等工作。

第二章印章形态

第四条本制度所指印章根据印章形态区分为实体类印章、电子印章。

特点描述

实体印章

电子印章

形式

物理材质（如铜、橡胶、塑料），需蘸取光敏印油或印泥使用。

数字化形式，通过电子设备（如电脑、手机）调用，无需物理介质。

使用方式

需人工操作，加盖在纸质文件上，受时间、地点限制。

通过电子签章系统在线签署，支持远程操作，不受时间、地点限制。

法律效力

具有法律效力，但需结合纸质文件使用。

符合《中华人民共和国电子签名法》的电印章具有与实体印章同等的法律效力。

环保性

依赖纸质文件，不环保。

无纸化操作，绿色环保。

使用场景

适用于传统纸质文件签署场景。

适用于电子合同、电子发票、电子公文等数字化场景。

第五条集团使用的电子印章主要有如下几种类型：

特点描述

Ukey电子签章

第三方平台电子印章

电子云签平台电子印章

适用场景

公司对外出具文件、签署合同需要

经公司审批同意，公司在招投标平台、客户平台参与投标、签约需要

集团与客户、供应商、员工签署各类合同/协议、承诺需要

印章类型

仅限于公章

仅限于公章、法定代表人签章

集团批准的任何实体印章，多见于公章、法定代表人印章、合同章；

第三章印章分类、保管及用印

第六条本制度所指印章在使用层面主要分为集团类印章、公司类印章、部门类印章三大类印章。

第七条集团类印章

集团类印章指仅限于集团层面使用的印章；

印章分类、保管及用印要求

印章

保管部门

用印范围

用印是否须法审

XX集团

证券部

集团名义的内外行文

是

XX股份有限公司董事会

证券部

上市公司董事会需出具的文件

否

XX股份有限公司监事会

证券部

上市公司监事会需出具的文件

否

第八条公司类印章

公司类印章是指含有“公司全称”字样的印章，主要包括公司必备的基础类印章及为公司经营需要而刻制使用的业务类印章。

一、基础类印章

（一）基础类印章为公司对外经营必备且在公安、工商、税务等有关行政监管部门备案过的印章。

（二）印章分类、保管及用印要求

印章

保管部门

用印范围

用印是否须法审

公章

总经理指定

以公司名义出具的各类行文、证明、授权、函件及对外签署重大协议等公司批准的其他文件

是，但本制度第五章规定的除外

法定代表人印鉴

总经理指定

同公章范围

同公章

财务专用章

财务部

银行相关业务、财务收据等

否

发票专用章

财务部

开具发票

否

备注：

（1）各公司的基础类印章原则上只允许存1枚。但如公司所在地相关印章刻制备案机关允许2枚存在且公司对外经营需要复制印章的，经集团法务部、各公司总经理及集团总裁特别审批同意后，方可备案留存。

（2）各分公司印章只允许存在公章及分公司负责人印章，独立核算的分公司经集团审批可增加其他基础类印章。

（3）以上必备印章不包括在中国香港、澳门、台湾地区设立的公司，在港澳台地区设立的公司的基础性印章依据当地的相关规定执行。

二、业务类印章

（一）业务类印章是为公司经营管理及业务拓展需求而刻制使用，非所有公司对外必备的印章。

（二）印章分类、保管及用印要求

印章

保管部门

用印范围

用印是否须法审

合同专用章

总经理指定

对外签署销售、采购等各类合同/协议

是，但本制度第五章明确规定的除外

采购专用章（电子印章）

总经理指定

于集团电子云签平台签署的标准采购合同、采购订单

是，但本制度第五章明确规定的除外

项目专用章

工程管理部或总经理指定

项目进场、施工计划、工程资料上报、各类报送、安全技术交底、工程资料移交、工程资料报验，且仅限于合同规定的管理范围，不得用于对外签署任何经济合同/协议、出具任何性质的借条和担保、涉及结项目工程量变更文件的确认算价款调整、确认的各类文件

否

设计出图专用章

技术部、设计部、工程管理部或总经理指定

方案设计图纸、施工图纸；灯具选型参数表、图纸会审意见及设计变更通知单

否

竣工图专用章

技术部、设计部、工程管理部或总经理指定

项目竣工图

否

农民工工资专用账户章

财务部或总经理指定

施工类项目农民工工资专用账户使用

否

工会委员会公章、法人章、财务章

人力资源部、总经理办公室或总经理指定

设立工会的公司工会相关事宜

否

支部委员会章/党