会务服务方案.docx

?一、方案概述

1.方案背景

随着商务活动、学术交流等各类会议的日益频繁，对会务服务质量的要求也越来越高。为了满足客户对于高效、专业、贴心会务服务的需求，特制定本会务服务方案。

2.服务目标

提供全方位、高质量的会务服务，确保会议顺利进行，达到客户预期的效果，提升客户满意度。

3.适用范围

适用于各类商务会议、学术研讨会、培训讲座、产品发布会等不同类型会议的服务。

二、会前准备

1.会议需求沟通

-与客户进行深入沟通，了解会议的主题、目的、规模、时间、地点、参会人员等详细信息。

-明确客户对会议场地布置、设备设施、餐饮安排、资料准备等方面的特殊要求。

2.场地选择与预订

-根据会议规模和需求，筛选合适的会议场地，包括酒店会议室、专业会议中心等。

-实地考察场地，确保场地环境、设施设备满足会议要求，并与场地方签订租赁合同。

3.设备设施准备

-根据会议需要，配备音响设备、投影仪、灯光系统、麦克风、白板、桌椅等设备设施，并提前进行调试和检查，确保正常运行。

-准备好备用设备，以应对突发故障。

4.人员安排

-组建专业的会务服务团队，包括会议主持人、礼仪人员、技术支持人员、餐饮服务人员、安保人员等。

-对服务人员进行培训，使其熟悉会议流程和服务标准，明确各自职责。

5.资料准备

-根据会议内容，准备会议资料，如会议议程、发言稿、参会人员名单、会议资料袋等。

-对资料进行排版、印刷、装订，并确保资料内容准确无误。

6.餐饮安排

-根据会议时间和参会人员数量，制定合理的餐饮方案，包括茶歇、午餐、晚餐等。

-与餐饮供应商沟通，确定菜品、口味、服务标准等细节，并提前进行试餐。

7.会议宣传与通知

-根据客户要求，协助进行会议宣传工作，如制作会议海报、发送邮件通知、在社交媒体平台发布信息等。

-及时向参会人员发送会议相关信息，包括会议时间、地点、议程、注意事项等。

三、会中服务

1.会议签到

-在会议入口处设置签到台，安排礼仪人员负责签到工作，引导参会人员签到入场。

-收集参会人员的名片，做好登记工作，并发放会议资料袋。

2.会议引导

-在会议场地内设置明显的指示标识，引导参会人员前往指定会议室或座位。

-安排服务人员在各个关键位置，为参会人员提供帮助和解答疑问。

3.设备设施保障

-技术支持人员随时关注设备设施运行情况，及时处理突发故障，确保会议顺利进行。

-根据会议需要，及时调整音响、灯光等设备参数。

4.会议记录

-安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论要点、决议等。

-会议结束后，及时整理会议记录，并提交给客户。

5.餐饮服务

-按照预定的餐饮方案，按时提供茶歇、午餐、晚餐等服务。

-确保餐饮质量，注意食品卫生和安全，及时清理餐桌和餐具。

6.应急处理

-制定应急预案，应对可能出现的突发情况，如设备故障、人员突发疾病、安全事故等。

-一旦发生突发情况，迅速启动应急预案，采取有效措施进行处理，确保会议人员的生命安全和会议的正常进行。

7.会议主持与协调

-会议主持人按照会议议程，引导会议顺利进行，把控会议节奏和时间。

-协调各方关系，及时解决会议中出现的问题和矛盾。

四、会后服务

1.会议总结

-与客户沟通，收集客户对会议服务的反馈意见，了解客户满意度。

-对会议服务进行总结，分析存在的问题和不足之处，提出改进措施和建议。

2.资料整理与归档

-收集会议期间产生的各类资料，如会议记录、发言稿、参会人员名单、照片等，并进行整理和归档。

-将整理好的资料交给客户，以便客户留存和查阅。

3.场地清理

-组织服务人员对会议场地进行清理，恢复场地原状。

-检查场地设施设备是否完好，如有损坏及时与场地方沟通协商赔偿事宜。

4.设备设施归还

-及时归还租赁的设备设施，并确保设备设施完好无损。

-与设备设施供应商进行结算，支付相关费用。

5.客户回访

-在会议结束后的一段时间内，对客户进行回访，了解客户对会议服务的持续满意度，进一步巩固客户关系。