会议室使用及管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于[具体会议室名称及地点]等。

3.管理原则

遵循统一管理、合理安排、高效利用、先申请先使用的原则，确保会议室资源的公平、公正、合理使用。

二、会议室使用申请

1.申请流程

-各部门或个人如需使用会议室，应提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、时长、会议主题、参会人数等信息。

-将填写完整的申请表提交至[负责部门或人员]处进行审核。

-审核通过后，申请人将收到确认信息，方可按照申请时间使用会议室。

2.紧急申请

对于紧急会议或特殊情况，无法提前按照正常流程申请的，可在使用前[X]小时内电话联系[负责部门或人员]说明情况，并在会议结束后及时补办申请手续。

3.申请信息变更

如因特殊原因需要变更申请信息（如时间、参会人数等），申请人应至少提前[X]小时通知[负责部门或人员]，经同意后方可变更。

三、会议室安排与分配

1.会议室管理员职责

-负责接收、审核会议室使用申请表，根据申请情况合理安排会议室。

-及时更新会议室使用日程表，确保各部门和人员能够清楚了解会议室的使用情况。

-对会议室的使用情况进行统计和分析，为优化会议室资源配置提供数据支持。

2.会议室分配原则

-根据会议的规模、性质和紧急程度等因素进行会议室分配。

-优先保障重要会议、跨部门会议和紧急会议的使用需求。

-同一时间内，避免会议室资源的过度占用或闲置。

3.会议室使用优先级

-公司级重要会议部门级重要会议一般性会议

-紧急会议非紧急会议

四、会议室使用规定

1.使用时间

-各部门或个人应严格按照申请时间使用会议室，不得提前或推迟进入会议室。如需提前进入或延长使用时间，应提前向[负责部门或人员]申请并获得批准。

-会议结束后，使用部门或个人应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备、门窗等，并通知会议室管理员进行检查。

2.使用人数

-会议室的使用人数应与申请人数相符，不得超员使用。如因特殊情况需要增加人数，应提前向[负责部门或人员]说明并获得同意。

-为了保证会议的质量和效果，会议室的座位安排应合理，避免出现拥挤或空位过多的情况。

3.会议设备使用

-会议室配备的设备（如投影仪、音响、麦克风、白板等）由会议室管理员负责日常维护和管理，确保设备正常运行。

-使用部门或个人在使用设备前应检查设备是否完好，如有问题应及时向会议室管理员报告。使用过程中应按照操作规程正确使用设备，不得擅自拆卸、损坏设备。

-会议结束后，使用部门或个人应将设备关闭并恢复原状，如有设备损坏应及时告知会议室管理员，并按照相关规定进行赔偿。

4.环境卫生

-使用部门或个人应保持会议室的环境卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾、吐痰等。

-会议期间如需使用一次性水杯、餐具等，应在会议结束后将垃圾清理带走，保持会议室的整洁。

-会议室管理员应定期对会议室进行清洁和消毒，确保会议室环境符合卫生标准。

五、会议室安全管理

1.消防安全

-会议室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并确保消防器材完好有效。

-使用部门或个人不得在会议室堆放易燃、易爆物品，不得私拉乱接电线，不得使用大功率电器设备。

-会议室管理员应定期对会议室的消防设施进行检查，发现问题及时报告并处理。

2.人员安全

-进入会议室的人员应遵守安全规定，不得在会议室追逐打闹、大声喧哗，以免发生意外事故。

-会议期间，如遇突发情况（如地震、火灾等），参会人员应听从指挥，有序撤离会议室。

-会议室管理员应在会议开始前对会议室进行安全检查，确保会议室不存在安全隐患。

六、会议室违规处理

1.违规行为界定

-未按规定提前申请或未经批准擅自使用会议室。

-不按照申请时间使用会议室，提前或推迟进入、延长使用时间且未获批准。

-超员使用会议室。

-损坏会议室设备、设施未及时报告或未按规定赔偿。

-在会议室吸烟、乱扔垃圾、破坏环境