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机密文件管理制度

一、总则

本制度旨在加强公司内部机密文件的管理，确保公司核心技术和商业秘密的安全，遵循国家相关法律法规和保密规定。根据我国《保守国家秘密法》和《企业秘密保护条例》，结合公司实际情况，特制定本制度。公司全体员工必须严格遵守本制度，提高保密意识，共同维护公司的核心竞争力。

本制度规定，公司所有涉及国家秘密、商业秘密、技术秘密及其他应当保密的文件和信息，均属于本制度的调整范围。其中，国家秘密按照《保守国家秘密法》的密级划分执行，商业秘密根据《企业秘密保护条例》的规定进行管理。对于涉及多个密级的文件，按照最高密级进行管理。

公司内部机密文件的管理工作，由公司保密工作委员会负责统一领导和协调。保密工作委员会由公司总经理担任主任，各部门负责人担任委员。保密工作委员会下设保密办公室，负责具体实施保密工作。保密办公室应配备专职或兼职保密管理人员，负责机密文件的登记、保管、借阅、销毁等日常工作。

为确保机密文件的安全，公司将对所有涉密人员进行保密教育和培训，提高员工的保密意识和能力。每年至少组织一次保密知识讲座，对涉密人员进行考核，考核合格者方可担任涉密工作。同时，公司将对保密工作情况进行定期检查，对发现的问题及时进行整改。对于违反保密规定的行为，公司将依法依规追究相关责任人的责任。例如，2022年，某公司因员工违反保密规定，导致公司商业秘密泄露，被当地保密行政管理部门处以罚款并要求公开道歉，该事件对公司形象和商业利益造成了严重影响。

二、密级划分与标识

(1)本制度依据国家保密法律法规和公司实际情况，将机密文件划分为三个密级：绝密、机密和秘密。绝密文件是指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露将造成特别严重损害的文件；机密文件是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露将造成严重损害的文件；秘密文件是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露将造成损害的文件。

(2)机密文件的标识应采用统一规定的标识符号，具体如下：绝密文件使用“★”符号，机密文件使用“△”符号，秘密文件使用“●”符号。标识符号应清晰、醒目地标注在文件封面或首页的显著位置。同时，文件内部涉及不同密级内容时，应分别标注相应的密级标识。

(3)机密文件的密级标识应与文件的实际密级相符。文件密级的确定由文件产生部门或保密工作委员会根据文件内容、涉及范围、保密期限等因素综合考虑。文件密级确定后，由文件产生部门在文件上标注密级标识，并报保密工作委员会备案。对于跨部门、跨领域的文件，由文件产生部门与相关部门协商确定密级，并共同标注密级标识。

三、文件管理流程

(1)文件制作过程中，应严格遵循保密要求，确保文件内容不泄露。文件起草人需对文件内容进行保密审查，确认无泄密风险后方可提交。文件审批流程中，各级审批人员应对文件内容进行严格审查，确保文件密级划分准确。

(2)文件分发与借阅实行登记制度。文件分发时，由文件管理人员填写分发登记表，记录文件名称、密级、接收人等信息。借阅文件时，借阅人需填写借阅登记表，注明借阅原因、期限，经审批后方可借阅。借阅期满，借阅人应立即归还文件，并办理归还手续。

(3)文件销毁前，需进行严格审查，确认文件已不再具有保存价值。文件销毁时，应由两名以上工作人员共同监督，确保文件彻底销毁，防止文件内容泄露。销毁后的文件残骸，应妥善处理，避免造成环境污染。

四、安全保密措施

(1)公司设立专门的保密室，用于存放绝密和机密文件。保密室应具备防盗、防火、防潮、防尘等安全设施，确保文件安全。保密室出入实行登记制度，只有持有有效证件的员工方可进入。此外，保密室应定期进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。

(2)对于电子文档，公司采用加密技术进行保护。所有涉密电子文档均需进行加密处理，确保文件在传输、存储和访问过程中的安全性。同时，公司鼓励使用安全的文件传输方式，如专用的加密邮箱、文件传输系统等，以降低文件泄露风险。员工个人使用的电脑和移动存储设备也应安装防病毒软件，定期更新，防止恶意软件对文件造成损害。

(3)公司对涉密人员进行保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、保密工作基本知识、保密技术手段等。员工需通过保密培训，掌握必要的保密知识和技能，确保在日常工作中学以致用。此外，公司定期对保密工作进行评估，针对评估中发现的问题，及时调整和完善安全保密措施。对于违反保密规定的行为，公司将依法依规进行处理，确保公司保密制度的有效执行。

五、监督检查与责任追究

(1)公司设立保密工作领导小组，负责监督检查保密工作的实施情况。领导小组每年至少组织两次保密工作检查，对各部门的保密工作进行全面评估。近年来，公司共开展保密检查20余次，发现并整改安全隐患50余处，有效提升了公司保密管理水平。

(2)对于违反保密规定的行为，公司将依法依规追究相关责任