会议室使用管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内所有会议室，包括但不限于大会议室、中会议室、小会议室等。

3.管理原则

遵循统一管理、合理安排、高效利用的原则，优先保障重要会议和紧急工作的使用需求。

二、会议室管理职责

1.行政部门

-负责会议室的日常管理，包括会议室的设施维护、清洁卫生等。

-制定会议室使用计划，统筹安排会议室的使用，并对使用情况进行记录和统计。

-对会议室使用过程中出现的问题进行协调和处理。

2.各部门

-根据工作需要提前申请会议室，明确使用时间、会议主题、参会人员等信息。

-负责本部门使用会议室期间的设备使用和环境维护，保持会议室的整洁。

-按照规定的时间使用会议室，如有特殊情况需要变更，应提前通知行政部门。

三、会议室使用申请与审批

1.申请流程

-各部门如需使用会议室，应提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、会议主题、参会人数、预计时长等信息。

-将填写好的申请表提交至行政部门。行政部门收到申请表后，进行初步审核，检查申请信息是否完整、合理。

2.审批权限

-一般会议的申请由行政部门负责人审批。

-重要会议、跨部门会议或涉及公司高层领导的会议，需经公司分管领导审批。

-如遇多个部门同时申请同一时间段的会议室，行政部门应根据会议的重要性、紧急程度等因素进行综合协调安排。

四、会议室使用安排

1.使用时间

-会议室的正常使用时间为工作日的[具体时间段]。如有特殊情况需要在非工作时间使用会议室，需提前向行政部门提出申请并获得批准。

-每次会议的使用时长应根据申请时预计的时长合理安排，原则上不得超过[X]小时。如需延长使用时间，应提前告知行政部门并获得同意。

2.优先顺序

-重要紧急的会议优先安排。重要紧急会议包括但不限于公司高层会议、涉及重大决策的会议、与重要客户的洽谈会议等。

-跨部门会议优先于部门内部会议安排。

-按照申请时间先后顺序安排会议室使用，在满足重要紧急会议的前提下，尽量满足各部门的合理需求。

五、会议室使用规范

1.进入会议室

-参会人员应提前[X]分钟到达会议室，做好会议准备工作。不得迟到、早退，如有特殊情况需要迟到或早退，应提前告知会议组织者。

-进入会议室后，应保持安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内大声喧哗、随意走动。

2.使用设备

-会议组织者应在会议开始前熟悉会议室的设备使用方法，如投影仪、音响、麦克风等，确保设备正常运行。

-使用设备时应按照操作规程进行操作，不得随意拆卸、更改设备的设置。如发现设备故障，应及时通知行政部门进行维修。

-会议结束后，应将设备关闭，并将桌椅摆放整齐。

3.环境卫生

-参会人员应保持会议室的环境卫生，不得在会议室内吸烟、乱扔垃圾。

-会议结束后，参会人员应将自己座位周围的垃圾清理干净，保持会议室整洁。

-行政部门应定期对会议室进行清洁消毒，确保会议室的卫生状况良好。

六、会议室设施维护与管理

1.设施维护

-行政部门应定期对会议室的设施设备进行检查和维护，确保设备正常运行。如发现设备故障或损坏，应及时安排维修人员进行维修。

-对于会议室的桌椅、门窗、墙面等设施，应定期进行检查和保养，如有损坏应及时进行修复。

2.设备管理

-会议室的设备由行政部门统一管理，建立设备台账，记录设备的型号、数量、购买时间、维修记录等信息。

-设备的使用应严格按照操作规程进行，不得违规操作。如因违规操作导致设备损坏，由责任人负责赔偿。

-对于闲置的设备，行政部门应妥善保管，定期进行检查和维护，确保设备性能良好。

七、违规处理

1.未经申请擅自使用会议室

-对于未经申请擅自使用会议室的部门或个人，行政部门将给予警告，并责令其立即停止使用。

-如因未经申请擅自使用会议室导致其他部门的会议无法正常进行，将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于扣除部门绩效分、对责任人进行通报批评等。

2.未按规定时间使用会议室

-对于未按规定时