会议管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本制度。本制度旨在明确会议的组织、召开、记录、跟进等环节的要求，使会议成为公司信息沟通、决策制定、工作协调的有效平台，促进公司各项工作的顺利开展。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专题会议、临时会议等。

二、会议分类及职责

1.公司例会

-召开周期：每周[X]固定时间召开。

-参会人员：公司高层管理人员、各部门负责人。

-会议职责

-公司领导总结上周工作进展，部署本周工作任务。

-各部门负责人汇报上周部门工作完成情况及本周工作计划。

-协调解决工作中跨部门的重大问题。

2.部门会议

-召开周期：由各部门根据工作需要自行安排，建议每周至少召开[X]次。

-参会人员：部门全体成员。

-会议职责

-部门负责人传达公司例会精神，明确部门本周工作重点。

-总结部门上周工作完成情况，分析存在的问题及解决方案。

-安排部门成员本周具体工作任务，明确责任人及时间节点。

3.专题会议

-召开周期：根据专项工作需要临时安排。

-参会人员：与专项工作相关的部门负责人及人员。

-会议职责

-针对公司特定业务领域或专项工作进行深入讨论和研究。

-制定专项工作方案、行动计划或解决特定问题的措施。

-协调各部门在专项工作中的职责分工与协作。

4.临时会议

-召开周期：根据突发情况或紧急工作随时召开。

-参会人员：根据会议主题确定相关人员。

-会议职责

-迅速响应公司内外部突发问题，及时沟通解决方案。

-对紧急工作任务进行安排和部署，确保工作的及时性和有效性。

三、会议组织

1.会议发起

-公司例会由[具体部门或人员]发起并提前[X]天通知参会人员。

-部门会议由部门负责人发起并提前[X]小时通知部门成员。

-专题会议由相关业务部门或发起专项工作的负责人发起，提前[X]天通知参会人员。

-临时会议由发起部门或人员根据紧急情况随时通知参会人员，但需说明会议的主题和大致内容。

2.会议通知

-会议通知应包含会议的基本信息，如会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等。

-采用邮件、即时通讯工具等方式发送通知，确保参会人员能够及时收到。重要会议可同时进行电话提醒。

-对于因特殊原因无法参加会议的人员，需提前向会议组织者请假，并说明请假原因及委托代理人。

四、会议准备

1.会议组织者

-公司例会由[负责组织的部门或人员]负责会议的整体组织和协调工作。

-部门会议由部门负责人指定专人负责会议组织。

-专题会议和临时会议由发起部门或指定的负责人负责组织。

2.资料准备

-会议组织者需提前收集与会议主题相关的资料，如工作汇报材料、数据报表、文件资料等，并确保资料的准确性和完整性。

-根据会议议程，准备好会议所需的文件、投影仪、音响设备等物资，确保会议设施正常运行。

3.场地安排

-根据会议规模和参会人员数量，合理选择会议场地。场地应具备良好的通风、照明条件，桌椅摆放整齐，满足会议的基本需求。

-提前对会议场地进行清洁和整理，准备好茶水、纸笔等会议用品。

五、会议议程

1.议程制定

-公司例会、部门会议的议程应相对固定，主要包括工作汇报、问题讨论、工作安排等环节。

-专题会议和临时会议的议程应根据会议主题和目的进行灵活制定，突出重点，确保会议能够高效解决问题。

-会议议程应提前发送给参会人员，使其对会议内容有清晰的了解，以便做好相应的准备。

2.时间控制

-会议组织者应严格按照会议议程安排进行会议，合理控制每个环节的时间。

-对于重要议题或讨论较为复杂的问题，可适当延长时间，但需确保整体会议时间不超过预定的时长，避免会议冗长拖沓，影响效率。

六、会议召开

1.主持人职责

-公司例会、部门会议一般由部门负责人或指定人员担任主持