OA运行管理办法试行.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司OA（办公自动化）系统的运行管理，提高工作效率，实现信息资源共享，促进公司管理的规范化、科学化、信息化，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司全体员工在使用OA系统过程中的相关管理活动。

3.基本原则

-统一管理原则：OA系统由公司[具体管理部门]统一管理和维护，确保系统的稳定运行和数据安全。

-高效实用原则：以提高工作效率、优化业务流程为目标，充分发挥OA系统的功能，满足公司日常办公需求。

-安全保密原则：严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，保障公司机密信息在OA系统中的安全存储和传输。

二、系统登录与账号管理

1.登录方式

员工通过公司内部网络访问OA系统登录页面，输入用户名和密码进行登录。

2.账号申请与开通

-新员工入职时，由[人力资源部门]负责将员工信息录入OA系统，并为其开通相应的账号权限。

-员工离职时，[人力资源部门]应及时通知[OA系统管理部门]注销其OA账号。

3.用户名与密码管理

-员工应妥善保管自己的OA用户名和密码，不得随意告知他人。

-如发现账号被盗用或密码泄露，应立即通知[OA系统管理部门]进行处理，并及时修改密码。

三、系统功能使用

1.公文管理

-公文起草：员工可根据实际工作需要，在OA系统中起草各类公文，包括通知、报告、请示、批复等。起草公文时应严格按照公司公文格式要求进行编辑，确保内容准确、规范。

-公文审批：公文起草完成后，按照公司规定的审批流程提交审批。审批人应在规定时间内完成审批，并签署明确意见。

-公文查询与归档：员工可通过OA系统查询已发送或接收的公文，同时系统将自动对公文进行归档，方便日后查阅。

2.流程审批

-流程定制：公司各部门可根据业务需求，在OA系统中定制相应的流程审批模板，如请假流程、费用报销流程、办公用品申请流程等。

-流程发起：员工如需发起流程审批，应按照定制的流程模板填写相关信息，并提交给流程的第一个审批环节。

-流程跟踪与监控：发起流程的员工可实时跟踪流程的审批进度，审批人可随时查看待办事项并进行审批操作。[OA系统管理部门]负责对流程运行情况进行监控，确保流程顺畅执行。

3.信息发布

-公司公告：由[行政部门]负责在OA系统中发布公司公告、通知等重要信息，全体员工可随时查阅。

-部门动态：各部门可在OA系统中发布本部门的工作动态、业务进展等信息，促进部门间的沟通与交流。

4.知识管理

-知识库建设：鼓励员工将工作中积累的各类知识文档、经验总结等上传至OA系统的知识库，实现知识的共享与传承。

-知识检索与学习：员工可通过关键词检索等方式在知识库中查找所需知识，提高工作效率和业务水平。

四、数据维护与备份

1.数据录入与更新

-员工应及时、准确地在OA系统中录入和更新各类业务数据，确保数据的完整性和时效性。

-数据录入或更新完成后，应进行认真核对，避免出现错误数据。

2.数据备份

-[OA系统管理部门]应定期对OA系统中的数据进行备份，备份周期为[具体备份周期，如每周一次]。

-备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失或损坏。

3.数据恢复

-如遇OA系统数据丢失或损坏等情况，[OA系统管理部门]应及时利用备份数据进行恢复操作，确保系统正常运行和业务不受影响。

五、系统安全与保密

1.安全措施

-公司采取防火墙、入侵检测、防病毒等安全防护措施，保障OA系统的网络安全。

-定期对OA系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统软件和安全补丁。

2.用户安全意识教育

-公司定期组织员工进行OA系统安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。

-员工应自觉遵守OA系统安全规定，不随意点击来源不明的链接、下载未知文件，避免因个人操作不当导致安全事故。

3.保密管理

-严格控制OA系统中各类信息的访问权限，根据员工岗位和职责设定相应的权限级别，确保机密信息仅被授权人员访问。

-涉及公司机密的文件和数据应在OA系统中进行加密存储和传输，并严格遵守公司保密制度的相关规定。