POS机使用管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司POS机的使用管理，确保POS机的安全、正常运行，保障公司资金安全，提高资金结算效率，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内所有涉及POS机使用的部门和个人。

3.职责分工

-财务部

-负责POS机的统一采购、安装、调试及维护管理。

-制定POS机操作流程和规范，对相关操作人员进行培训。

-监控POS机交易数据，定期进行数据核对与分析，确保交易信息准确无误。

-负责与银行等金融机构沟通协调，处理POS机使用过程中的相关业务问题。

-各使用部门

-负责本部门POS机的日常使用和保管，确保设备安全。

-严格按照规定的操作流程使用POS机，安排专人负责操作，不得随意交予他人使用。

-配合财务部做好POS机交易数据的核对工作，及时反馈异常情况。

二、POS机的购置与安装

1.购置

-财务部根据公司业务发展需要，统一提出POS机购置申请，经公司领导审批后，按照相关规定选择合适的银行及机型进行采购。

-购置的POS机应具备符合国家标准的安全认证，确保交易安全可靠。

2.安装

-财务部负责联系银行安排专业人员进行POS机的安装调试工作。

-安装调试完成后，应确保POS机能够正常运行，各项功能符合要求。

-安装人员应向公司相关操作人员详细介绍POS机的操作方法、注意事项及维护要点。

三、POS机的操作规范

1.开机与签到

-每日营业前，操作人员应检查POS机的电源连接是否正常，设备外观是否完好。

-打开POS机电源开关，等待设备自检完成后，按照系统提示进行签到操作。签到时应输入正确的操作员号和密码，确保签到成功。

2.交易操作

-消费交易

-顾客消费时，操作人员应首先确认顾客所购商品或服务的金额，然后让顾客刷卡。

-刷卡时，应确保银行卡在POS机感应区内平稳划过，避免出现重复刷卡或刷卡失败的情况。

-刷卡成功后，POS机屏幕会显示交易金额、卡号等信息，操作人员应再次核对无误后，让顾客输入密码（如有密码）。

-顾客输入密码后，POS机将自动进行交易处理，交易成功后打印交易凭证。

-交易凭证打印完成后，操作人员应将第一联交给顾客作为消费凭证，第二联留存作为记账依据。

-退货交易

-如遇顾客退货情况，操作人员应严格按照公司的退货政策进行操作。

-首先在POS机上选择退货功能，输入原交易凭证号或刷卡查询原交易信息。

-确认原交易信息无误后，输入退货金额，让顾客刷卡或输入密码（如有密码）进行退货操作。

-退货交易成功后，打印退货凭证，将第一联交给顾客，第二联留存。同时，应在原消费交易凭证上注明退货字样及退货金额，并与退货凭证一并妥善保管。

-预授权交易

-如需进行预授权交易（如酒店押金、租车预授权等），操作人员应按照相关业务流程进行操作。

-选择预授权功能，输入预授权金额，让顾客刷卡或输入密码（如有密码）。

-预授权交易成功后，打印预授权凭证，操作完成。

-在预授权有效期内，如需进行预授权完成交易，应选择预授权完成功能，输入原预授权凭证号，确认交易金额后，让顾客刷卡或输入密码（如有密码）进行操作。预授权完成交易成功后，打印交易凭证。

3.交易撤销

-仅限当日当批次的交易方可进行撤销操作。

-操作人员应谨慎操作交易撤销功能，撤销交易需经相关负责人授权（如有规定）。

-选择撤销功能，输入原交易凭证号，确认交易信息后，进行撤销操作。撤销成功后，打印撤销凭证，与原交易凭证一同留存。

4.结算操作

-每日营业结束后，操作人员应进行结算操作。结算操作将统计当日所有交易金额，核对现金、银行卡等收款情况。

-按照POS机系统提示进行结算操作，结算完成后，POS机将打印结算清单。

-操作人员应认真核对结算清单上的交易笔数、交易金额等信息是否与实际交易情况相符。如发现差异，应及时查找原因并进行处理。

5.操作注意事项

-操作人员应严格遵守保密制度，妥善保管自己的操作员号和密码，不得泄露给他人。

-在交易过程中，如遇刷卡失败、密码错误等异常情况，应耐心向顾客解释原因，并按照系统提示进行相应处理。

-操作过程中，应保持POS机清洁，避免在设备上放置重物或进行其他可能损坏设备的行为。

-不得擅自修改POS机的系统参数、程序或安装未经授权